Schrijf je in voor de wekelijkse b2b updates en ontvang gratis de infographic: Content Marketing Statistieken 2021.

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.

Wat zijn de beste boekhoudprogramma’s voor het MKB en ZZP?

by Redactie | Last Updated: 24 maart 2021

Elke onderneming of zelfstandige is verplicht op een nette en zorgvuldige manier administratief bij te houden wat er financieel gebeurt. De verplichting vanuit de overheid is dat bedrijven en zelfstandigen hun administratie 7 jaar moeten bewaren. Sommige gegevens zelfs 10 jaar. Tegenwoordig wordt daarvoor handig gebruik gemaakt van boekhoudprogramma’s. Steeds meer boekhoudprogramma’s bieden ook sales- en marketingfunctionaliteit. Hierdoor zijn boekhoudprogramma’s voor het MKB en ZZP vaak een interessante tool voor marketingprofessionals. We nemen een duik in de wereld van boekhoudprogramma’s voor MKB eb ZZP.

1. Wat zijn boekhoudprogramma’s?

Een boekhoudprogramma is software waarin je de administratie kunt vastleggen voor een organisatie.

Oke, dat vraagt om wat meer uitleg. Boekhouden is het vastleggen van alle financiële activiteiten. Vroeger werd alles letterlijk handmatig in de boeken beschreven en bijgehouden. Tegenwoordig is het door de komst en verdere ontwikkeling van computers grotendeels geautomatiseerd. Aan de basis hiervan ligt een boekhoudsoftware. Deze wordt bediend met bijvoorbeeld de computer, de smartphone of de tablet en is bereikbaar via het internet of direct op het apparaat zelf.

Dat wil zeggen dat bepaalde delen van de vastlegging en uitwerking met automatische processen ondersteund wordt. Hierdoor verloopt de verwerking makkelijker en verkleint de kans op fouten. Ook kunnen er handige functies aan toegevoegd kunnen worden zoals CRM en Marketing functionaliteit. Bovendien zijn er tegenwoordig slimme koppelingen met systemen buiten de software mogelijk.

2. Welke boekhoudprogramma’s zijn er?

Als je op zoek gaat naar programma’s voor de boekhouding zul je ontdekken dat de keus ruim is, maar dat de onderlinge verschillen groot kunnen zijn.

Boekhoudprogramma’s komen in alle vormen en maten. Grotere organisaties werken doorgaans met uitgebreide boekhoudsoftware zoals die van Exact, Microsoft of SAP. Vaak worden hier complete ERP-systemen voor ingezet die veel meer kunnen dan alleen de basisboekhouding.

ZZP’ers en het MKB werkt doorgaans met boekhoudsoftware van merken als e-Boekhouden, Exact, Afas, Accountview etc. In deze lijst vind je een overzicht van veelgebruikte boekhoudprogramma’s voor ZZP en MKB.

3. Hoe kies je een boekhoudprogramma voor MKB of ZZP?

boekhoudprogramma's selecteren

Het is een behoorlijke lijst waar je niet makkelijk en snel even de meeste ideale software uit haalt die bij jou als bedrijf of zelfstandige past. Je zult het als leek moeten inkaderen.

Waar je op kunt letten bij het kiezen van boekhoudsoftware voor MKB of ZZP

Bedrijfsvorm

Als je naar je eigen situatie kijkt dan begint de inkadering door te kijken naar de bedrijfsvorm waar je zelf in zit als eigenaar van een bedrijf of zelfstandige. De programma’s die eerder bedoeld zijn voor de bedrijfsadministratieve specialisten, zoals een boekhouder of accountant, zullen dan meteen hierbuiten vallen, alsook de niet-commerciële vormen (stichting, vereniging).

Zelf boekhouden of boekhouding uitbesteden?

De vraag is ook of je zelf de boekhouding gaat doen, een online boekhouder het meeste werk laat doen of de boekhouder alleen voor de controle erbij wilt hebben. Als je werkt met een boekhouder of accountant, is er een kans dat deze een bepaalde voorkeur heeft voor boekhoudsoftware.

Het komt ook regelmatig voor dat de accountant je een softwarepakket voorschrijft dat je via de accountant aanschaft om de samenwerking te optimaliseren.

Branche-specifieke uitdagingen

Vervolgens kun je branche specifiek filteren op datgene wat het dichtst bij je eigen bedrijfsomgeving komt. De meest bekende branches zijn meestal wel goed vertegenwoordigd, denk daarbij bijvoorbeeld aan de bouw, IT, HR, horeca, logistiek, onderwijs, overheid, productie, zakelijke dienstverlening en zorg. Dit is belangrijk want iedere branche heeft specifieke uitdagingen in het boekhoudproces. Een ledenadministratie is bijvoorbeeld iets anders als die van een groothandel met de inkoop en verkoop van goederen.

Omvang van de organisatie

In bepaalde branches bieden dergelijke programma’s juist de optimale oplossingen voor kleine ondernemers met personeel. Het programma biedt functionaliteiten, waarmee je met gemak ook bijvoorbeeld je personeelsadministratie optimaal kan bijhouden. Sommige programma’s lenen zich minder voor grotere groepen gebruikers of hebben minder uitbreidingsopties om boekhoudkundig en softwarematig (technisch) mee te groeien met een bedrijf.

Specifieke BTW-situatie en wensen

Er zijn verschillende btw oplossingen die aangeboden worden, zoals het verrichten van een elektronisch btw aangifte of btw verlegde facturatie.

Bankmutaties

De wijze waarop bankmutaties overgeheveld kunnen worden naar de software verschilt ook. Dat kan met een bankkoppeling, waarbij de bankgegevens rechtstreeks vanuit de software gezien kunnen worden, of door het importeren van de bankgegevens via een speciale databestand wat ingeladen wordt.

Scannen van bonnen en facturen

Bepaalde programma’s bieden ook de mogelijkheid om facturen en bonnen in te scannen, waarna ze automatisch omgezet worden in cijfers en tekst in de software. Je hoeft dan minder over te tikken en kunt in grotere hoeveelheden papieren verwerken.

Overige kenmerken

Bepaalde programma’s bieden extra voorzieningen zoals:

4. Kenmerken van de aanbieder

Naast de functionele wensen en eisen is het ook van belang op welke manier de boekhoudprogramma’s aangeboden worden. Een aantal zaken waar je op kunt letten bij het kiezen van een boekhoudprogramma voor een MKB bedrijf:

5. Boekhoudsoftware voor ZZP en MKB

De software die geschikt is voor de zelfstandige en het MKB biedt vooral gebruiksgemak en snelheid met heel veel functionaliteiten die achter de scherm plaatsvinden. Het is bedoeld om dergelijke ondernemers te ontzorgen, zodat ze in weinig tijd een boekhouding kunnen bijhouden die voldoet aan de vereisten en waarmee ze voor zichzelf ook het overzicht kunnen bewaren.

ZZP

Als zelfstandige zonder personeel moet je eigenlijk zoveel mogelijk bezig zijn met diensten verlenen voor de klanten, het verwerven van nieuwe opdrachten en de kwaliteit van dienstverlening hoog houden. In de tijd die resteert is het van belang dat de registratie van de uren zuiver plaatsvindt voor bijvoorbeeld de facturatie en administratie. Als productieve zelfstandige is het commercieel daarom veel minder interessant om te veel bezig te zijn met de boekhouding. Alhoewel je vanwege efficiëntie misschien juist inzicht wilt hebben in je eigen situatie.

MKB

Voor het MKB komt daar wat meer bij kijken. Er zijn enkele personeelsleden die goed opgenomen en bijgehouden dienen te worden in de administratie. De huisvesting vergt meer ruimte voor het herbergen van meer mensen met een eigen werkplek en er zijn meer spullen aanwezig en er wordt meer verbruikt.

Dat betekent dat er veel meer kostenposten zijn die in de boekhouding verwerkt moeten worden. Ook hier kan het zelf verrichten van de boekhouding jouw productiviteit als kleine ondernemer, die meestal zelf overal bij betrokken is, belasten. Echter, is het voor deze ondernemer wat makkelijker om bepaalde taken uit te besteden, waardoor er capaciteit vrijkomt om de boekhouding zelf zorgvuldig bij te houden.

Boekhoudprogramma’s met meer functionaliteit

Dat betekent dat een uitgebreidere variant van het boekhoudprogramma gebruikt kan worden. Het moet dan niet te complex zijn, maar wel de kleine ondernemer helpen om zicht te houden op de kosten en baten om tijdige veranderingen te implementeren als er een negatieve ontwikkeling zich voordoet.

Als je als ondernemer liever de focus houdt op de operatie binnen je onderneming dan de registratie, dan is uiteraard niet verkeerd om het uit te besteden aan specialisten, vooral als dit commercieel gunstiger uitpakt.

Deze boekhoudsoftware is geschikt voor MKB en ZZP

6. Boekhouding voor grote bedrijven

Bij organisaties die groter zijn, gaat het met name om de volumes die verwerkt dienen te worden en de organisatiestructuur waarin de bedrijfsadministratie is ingebed. Het aantal personeelsleden is groot of heel groot en net als bij het kleinbedrijf betekent dat de huisvesting voor het personeel en alles wat voor de onderneming van belang is groter wordt.

Volume

De volume waarin facturen, bonnen, btw-aangiften, rapportages en dergelijke verwerkt of gemaakt moeten worden, zijn niet meer haalbaar en zinvol voor een individu om zelfstandig in de boekhouding te verwerken. Daarvoor zijn nu meerdere mensen nodig die elk een deel van de boekhouding en de controle daarvan op zich nemen met collega’s die overkoepelend op hun beurt controles uitoefenen. Voor elk afzonderlijk onderdeel binnen de boekhouding kan dus apart iemand ingezet worden. Dat betekent dat je als grote onderneming een afdeling krijgt die de bedrijfsadministratie verzorgd.

Organisatiestructuur

Een grote onderneming kent een grote organisatiestructuur waarin mensen en middelen geordend opereren. Het registreren van alle financieel gerelateerde activiteiten voor de boekhouding vereist een geavanceerd boekhoudprogramma die dus ingebed moet zijn in de organisatiestructuur. Omwille van de grootte en omvang verandert de behoefte aan de opslag en verwerking van informatie.

De informatie uit de boekhouding komt feitelijk terecht in een veel complexere en grotere omgeving waarin er meer koppelingen en uitwisselingen plaats dienen te vinden in het kader van de operationele bedrijfsprocessen. Daarmee voldoet slechts een boekhoudprogramma niet meer.

Er is behoefte aan een ERP-systeem en dat staat voor Enterprise Resource Planning. Dit is een geïntegreerde beheersysteem voor algemene bedrijfsprocessen die middels software en technologie tot stand komt. De boekhouding wordt in dit geval bij wijze van spreken in een veredelde vorm verwerkt in het ERP-systeem, waardoor er nog meer inzichten verkregen kunnen worden.

7. ERP-systemen met boekhoudsoftware als basis

ERP & boekhoudprogramma’s voor MKB

Als je op zoekt bent naar een ERP-systeem voor MKB zul je de onderstaande namen hoogstwaarschijnlijk tegenkomen:

AFASJD Edwards
DeltekK8
EpicorMKG
ExactMS Dynamics NAV/AX
GloviaOracle/Netsuite
InforPlan-de-CAMpagne
IsahRidder iQ
SAPTrimergo T2
Unit4

8. Welke functies hebben boekhoudprogramma’s voor MKB en ZZP?

boekhoudprogramma functies

Terugkerend op boekhoudsoftware willen we beknopt ingaan op wat de meest voorkomende functionaliteiten zijn. Met aanvullende functies kun je meerdere taken uitvoeren die niet als boekhoudkundig te boek staan, maar wel door de integratie met externe gegevens of aangepaste gebruikersinterface gebruik maakt van dezelfde gegevens in het programma als basis.

De boekhoudsoftware biedt een infrastructuur waarin de gegevensuitwisseling voor specifieke doelen interactief ingezet kunnen worden. Hierdoor is de software meer een totaaloplossing geworden. Hierna volgen de basisfuncties met diverse onderliggende functies die aan het boekhoudprogramma toegevoegd kunnen worden.

Algemeen software functionaliteit

In het algemene zin heb je te maken met de toegangsbeveiliging, het toekennen van gebruikersrechten voor meerdere gebruikers, gegevens importeren en exporteren. Bij het laatste kun je denken aan gegevens die met andere softwareprogramma’s uitgewisseld dienen te worden.

Grootboek

De basis van elke boekhouding bestaat uit een grootboek. Hierin staan alle inkomsten en uitgaven samengevat. Deze gegevens vormen de basis voor het werken met een budgetteringsfunctionaliteit. Binnen de grootboek kan consolidatie ook toegepast worden, dat is het groeperen van kostensoorten die behoren bij een onderliggende BV bijvoorbeeld. Daarnaast horen alle journaalposten, transitorische posten, vreemde valuta, bankmutaties via telebankieren, elektronische btw-aangifte en nog veel meer thuis in de grootboek.

Debiteuren

Voor wat betreft de debiteuren geeft een boekhoudprogramma automatische inzage in het actuele betalingsgedrag van debiteuren. Hierdoor kun je automatisch herinneringen en aanmaningen verzenden of incasso’s uitvoeren indien dat nodig blijkt.

Crediteuren

Deze functie maakt het je makkelijk door een overzicht te creëren van de financiële status in relatie tot de vele crediteuren die er kunnen zijn. Automatische betalingen stellen je in staat om met een goedkeuring meerdere facturen op rij te betalen.

Relatiebeheer

Onmisbaar in elke boekhoudprogramma is relatiebeheer. Hierin wordt basisinformatie per relatie vastgelegd. Daarbij gaat het om het vestigingsadres, contactgegevens en contactpersonen. Per relatie kan vervolgens het kenmerk debiteur of crediteur vastgesteld worden. Verderop in dit artikel wordt hier iets dieper op ingegaan.

Vaste activa

Alle bezittingen die er voor de lange termijn zijn behoren tot de vaste activa en moeten zichtbaar zijn op de balans. Periodiek, meestal jaarlijks, worden waardeveranderingen als kostenpost geboekt in de vorm van afschrijvingen. Door het eenmalig goed in te voeren kan het boekhoudprogramma de periodieke kostenposten automatisch berekenen en op de balansen en overzichten zichtbaar maken.

Inkoop

Vooral voor (e-)retailers en productiebedrijven biedt de functie inkoop veel gemak. Het systeem genereert op artikelniveau naar categorie een besteladvies door te kijken naar de voorraad, het vooraf ingestelde bestelniveau en de bestelhoeveelheid.

De volgende stap in het inkoopproces is de inkooporder, het vastleggen van bestelling. Dit gaat over de registratie van de specifieke bestelling en de verwachte levertijd. Hiermee wordt uiteindelijk de levering gecontroleerd en de factuur betaald. Als hulpmiddel voor de controle in dit proces worden bestelformulieren opgesteld.

Voorraadbeheer

Met de functie voorraadbeheer in de boekhoudsoftware is de MKB-ondernemer in staat op artikelniveau inzicht te krijgen in de actuele aantallen, de waarde en historische transacties van de voorraad. De onderliggende functie magazijnen/locatie laten specifiek zien waar een artikel opgeslagen staat in het magazijn. Hierdoor hoef je minder lang te zoeken.

Samengestelde artikelen in voorraadbeheer

Een andere subfunctie is die van samengestelde artikelen. Het systeem zoekt dan automatische de voorraadstand van de producteenheden bij elkaar als daarom gevraagd wordt. Dit zijn functies die vooral interessant zijn voor groothandelsbedrijven die boekhoudsoftware voor MKB zoeken om een groot deel van het bedrijfsproces in te richten.

Verkoop

De verkoop-functie elimineert veel fouten in het registeren van de verkopen, btw optelling en omzetberekeningen. Het verkopen gaat per klant per artikel met een druk op de knop, waarbij alles tot in details is geregistreerd.

Offertes en facturen genereren

Het is mogelijk dat hiertoe meteen een factuur opgesteld wordt via het systeem per losse verkoopactie of dat bij terugkerende verkopen er periodiek een factuur opgesteld en verzonden worden. Een offerte-functie, die daar meestal onder valt, vereenvoudigt het verkoopproces, want het lijkt sterk op een factuur.

In het proces kan deze snel omgezet worden tot een verkooporder en factuur, waardoor je eigenlijk maar een moment van invoer hebt en daarna volgen wat wijzigingen. Bij uitegebreide boekhoudsoftware voor het MKB kan de verkoopfunctie ook de suboptie bieden om met klantgebonden prijzen te werken, kortingsacties per termijn en volumekortingen.

Traceren van goederen

Tevens helpt de orderadministratie om een verkochte artikel in het verkoopproces tot en met de levering te kunnen volgen. Alle handelingen in dat proces worden met een status gekenmerkt. Een van de meest belangrijkste onderliggende functies is die van de statistieken en rapportages. Daarmee kan allerlei statistische informatie worden weergegeven op diverse manieren, van specifiek artikel tot brutowinst per kwartaal per klantgroep.

9. Marketing functies vanuit programma’s voor de boekhouding

boekhoudprogramma's met marketing

Een ontwikkeling van de laatste jaren is dat er steeds meer vraag naar oplossingen is op het gebied van CRM, e-mailmarketing en marketing automation. CRM Software, customer relationship management, heeft als doel het beheer van klantgegevens en marktinformatie voor commerciële en communicatie doeleinden.

CRM in boekhoudsoftware voor het MKB

Een geïntegreerd CRM-systeem geeft jouw commercieel een sterk uitgangspunt om klantgegevens in de boekhouding te koppelen aan een verkoopstrategie. Het grote voordeel hiervan is dat je met 1 database werkt voor alle prospect- en klantcommunicatie. Bijkomende voordelen zijn dat je de inzichten uit de boekhoudsoftware ook kunt gebruiken voor commerciële activiteiten.

Aanbiedingen op basis van orderhistorie

Ter illustratie: als je als IT’er een jaar geleden onderhoud hebt verricht aan het computersysteem van een klant, dan kan deze koppeling van informatie je helpen om weer contact te maken met het bedrijf voor opvolging. Zelfs naar de klant toe kan er een automatisch een herinnering gestuurd worden en strategisch ingezet worden, omdat je als leverancier weet wat er toen is gebeurd en welke behoeften er nu kunnen zijn.

Zo een soort reminder geeft je de gelegenheid om specifieke diensten aan te bieden die een jaar later goed van pas kunnen komen, omdat er sprake kan zijn van updates en complicaties. Het gaat dus om relatiebeheer, maar dan in het bijzonder gericht op klanten.

Marketingfunctie

Ten tweede helpt dit systeem met het bijhouden van de verkoopkansen. Zoals in de illustratie naar voren komt, is het daarbij essentieel om te weten wat gezien kan worden als een verkoopkans en hoe je daar systematisch op in kan spelen. Er dienen selecties gemaakt te worden voor campagnes. Dit houdt in dat bepaalde klanten geschikt zijn voor bijvoorbeeld een bepaald soort product.

De campagne is erop gericht om dat product onder de aandacht te brengen van die doelgroep. Het systeem kan via e-mailmarketing nieuwsbrieven versturen. Door middels van de nieuwsbrief creëer geef je de klant de gelegenheid om betrokken te zijn bij wat jouw onderneming doet.

Project management vanuit boekhoudsoftware

Een derde functionaliteit die we vaker zien bij boekhoudprogramma’s voor het MKB is de toevoeging van projectmanagement functionaliteit. Dan gaat het niet alleen om een projectadministratie voor het uitvoeren van klantprojecten maar ook om het bevorderen van de interne samenwerking. Deze projectfunctionaliteit omvat bijvoorbeeld:

Kijk ook naar: projectmanagement software vergelijken

10. Boekhoudprogramma’s voor MKB en ZZP met marketing functionaliteit

We hebben een selectie samengesteld van boekhoudprogramma’s voor het MKB met een ingebouwde marketing functionaliteit:

11. FAQ

Hoe moeilijk is online boekhouden voor het MKB of voor ZZP?

Online boekhouden kan eenvoudig zijn. Je hebt een apparaat nodig die verbinding heeft met het internet en verder geen enkele boekhoudkennis. De meeste programma’s bieden uitgebreide handleidingen en online trainingen die je op weg helpen. Het scherm waarop gewerkt wordt is vaak heel logisch en simpel ingericht.

Zijn boekhoudprogramma’s voor het MKB mobiel te gebruiken?

Tegenwoordig kun je via vrijwel elk apparaat in de boekhoudsoftware komen, omdat daar speciale applicaties voor zijn gemaakt. Het is mogelijk om handelingen te verrichten of gewoon een kijkje te nemen in de gegevens.

Kan ik via een boekhoudprogramma de btw-aangifte doen?

e meeste boekhoudprogramma bieden de mogelijkheid om de btw-aangifte automatisch te doen. Het is na het invoeren van alle gegevens een makkelijke opgave voor het programma om deze gegevens te verzamelen.

Hoe wordt mijn bankrekening gekoppeld aan een boekhoudprogramma?

oor het koppelen van je bankrekening gelden specifieke instructies die meestal erg eenvoudig en snel uitgevoerd kunnen worden via de website van de bank. Het komt vaak neer op het zoeken van de instellingen waar je het boekhoudpakket kunt selecteren en daarna bevestigen.

12. Final Thought

Boekhoudprogramma’s voor MKB en ZZP zijn er om jou te helpen met boekhouden maar kunnen vaak meer. Een programma dat optimaal aansluit op de behoeften van jouw onderneming, waar de gegevens goed ingevoerd worden en waarmee een zuivere uitwisseling van externe gegevens mogelijk is, resulteert in een efficiënte, effectieve en actuele boekhouding, waarmee diverse geautomatiseerde taken uitgevoerd kunnen worden.

Daardoor neemt het werk uit handen, zodat je de volle aandacht kan richten op wat jij belangrijk vindt in jouw onderneming, terwijl jouw boekhouding voldoet aan alle vereisten.

Hero-img door Serpstat via Pexels

Content photo’s: www.shutterstock.com

b2bmarketeers schrijft dagelijks over onderwerpen rondom b2b marketing, sales en ondernemen. Het doel van b2bmarketeers is: de b2b marketing professional helpen.