Kanban methode: Wat is het en wat zijn de voor- en nadelen in 2021?

Kanban: ga elke uitdaging aan met meer focus, afbakening en efficiëntie met behulp van deze veelgebruikte projectmanagement methode. Deze handige projectmanagementmethode biedt tal van voordelen en kan op vele werkgebieden uiterst goed van pas komen. Niet voor niets is de methodiek omarmd door bedrijven wereldwijd (Forbes). Lees onderstaande tekst en kom meer te weten over de kanban methode en wat deze voor jouw werkzaamheden kan betekenen. En welke software je hier het beste voor kan gebruiken. Van Exact tot Teamleader, ontdek ze vandaag allemaal. 

Wat is de Kanban?

Het woord Kanban komt oorspronkelijk uit Japan en de betekenis van het Japanse woord is ‘tag’ of ‘kaart’. Een Kanbansysteem is een eenvoudige methode voor het zowel definiëren, managen als het verbeteren van werkzaamheden en bedrijfsprocessen.

Het doel van deze methode

Het doel van de Kanban methode is het zo efficiënt mogelijk produceren van producten of verrichten van werkzaamheden. Dit gebeurt via drie stadia, namelijk:

  1. de begin-werkzaamheden,
  2. de taken die in productie zijn en
  3. de geproduceerde eindproducten.

Met de Kanban methode, is het de bedoeling dat je meer focus kunt aanbrengen en tegelijkertijd meer inzicht kunt bieden op aspecten zoals tijdsplanning, uit te voeren taken en evaluatie. Doormiddel van visuele en overzichtelijke kaarten en kolommen, worden alle werkzaamheden, taken of opdrachten, keurig in beeld gebracht waardoor je in één oogopslag kunt zien waar wellicht knelpunten of verbeterpunten aangebracht kunnen worden.

De kanban-methodiek kan voor diverse processen gebruikt worden, zoals:

Wat zijn de kenmerken van de Kanban methode?

Het Kanbansysteem kenmerkt zich door drie basisprincipes, namelijk het visuele aspect, het in kaart brengen van de lopende processen, en het managen van de lopende en toekomstige processen. Een uitleg per kenmerk van de Kanban methode:

1. Visueel maken

Een belangrijke stap in het begin van het proces in de kanban methode is het visualiseren van de werkzaamheden op een fysiek of virtueel bord. Hierbij kun je denken aan wat er zoal gedaan moet worden en wie er bij de processen betrokken worden. Bij de eerste stap is van belang dat deelnemers aan het project mee brainstormen zodat aan iedereen duidelijk wordt gemaakt wat de stand van zaken is. Kanban borden zijn er in verschillende vormen. In het hoofdstuk kanban borden gaan we daar verder op in.

2. Limiteer de werkzaamheden

Stap twee focust zich op het beperken, afbakenen en het efficiënt maken van processen. Hierbij staat Work in Progress (WIP) centraal. De kracht van dit proces is dat er gefocust wordt op de belangrijkste werkzaamheden; de prioriteiten. Om tot succesvolle resultaten te komen is het bij elk project of proces van belang dat prioriteiten centraal komen te staan en als eerst worden volbracht.

3. Evalueren en feedback

Ten slotte is het belang om op het Kanbanbord de Kanbantaken volledig te analyseren. Bij deze stap let je op hoe het bord gevisualiseerd is en hoe de werkzaamheden en de flow verbeterd kunnen worden. Wellicht moeten er nieuwe afspraken gemaakt worden, wijzigingen aangebracht worden of is er ruimte voor verbetering.

Het is van belang dat de items, dus de werkzaamheden, zo kort mogelijk stil komen te staan waardoor er een soepele flow ontstaat. Door doorlooptijden en kwaliteit te beoordelen, kan het systeem continu geanalyseerd worden en kan er binnen de organisatie gewerkt worden aan verbetering en optimalisatie.

Flow zorgt er voor dat projecten goed verlopen, deadlines worden behaald en mensen prettig werken in het project.

Hoe pas je de Kanbanmethode toe?

De kanbanmethode kan op diverse manieren worden toegepast. Over het algemeen is het doel wel altijd hetzelfde, namelijk zo efficiënt mogelijk produceren en presteren.

Vaak wordt voor het uitvoeren van de kanban methode een groot whiteboard of prikbord gebruikt en wordt er gebruikt gemaakt van gekleurde magneten, stickers of post-its. Hierdoor kun je eenvoudig categorieën aanbrengen en worden taken vele malen overzichtelijker.

kanban bord met post-its
Voorbeeld Kanban bord offline

Online kanban borden voor werken met de Kanban Methode

Tegenwoordig wordt er binnen de meeste organisaties gebruik gemaakt van een online Kanban bord. Dit houdt in dat medewerkers eenvoudig vanuit hun eigen computer de gegevens kunnen inzien en zelf inbreng kunnen leveren. Er zijn tal van apps en websites die de methoden ondersteunen en waardoor je zelf eenvoudig alle werkzaamheden en taken in kaart brengt.

Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie bij het proces betrekt. Hierdoor is iedereen geheel op de hoogte en weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Een element binnen de kanban methode is dus ook de overlegstructuur; projectmedewerkers hebben regelmatig overleg over de voorgang van projecten, de bottle-necks, wat er gereed is en wat er nog moet gebeuren.

kanban bord online voorbeeld
Voorbeeld kanban bord online

Welke tools ondersteunen het werken volgens de Kanban-methode?

Er is een variatie aan kanban software beschikbaar om het werken volgens Kanban te ondersteunen. Deze software biedt de mogelijkheid om samen te werken in teams, Kanban-borden op te stellen, deze te bewerken en hier over te rapporteren. Sommige tools zijn toegespitst op het deze methode en als Kanban-software te typeren. Andere tools ondersteunen meerdere aspecten van projectmanagement zoals agile werken, gantt-charts, kanban-borden, scrum-support en waterval-planning. Dit zijn project management software oplossingen die ook verschillende kanban borden aanbieden.

Je kunt specifieke kanban software of project management software gebruiken. Er zijn ook andere tools die je met enige creativiteit kunt inzetten als kanban software. Denk aan Excel, word of online brainstorm-tools zoals Miro. In de praktijk zien we wel dat het een stuk eenvoudiger werkt om specifieke kanban software of project management software in te zetten om soepel samen te werken volgens de kanban methode.

Een aantal voorbeelden van kanban software:

Wat zijn de voordelen van de Kanbanmethode?

Het werken met een Kanbansysteem kan voor vele organisaties een hoop voordelen opleveren. Zo is de methode transparant, overzichtelijk, toegankelijk en draagt het bij aan een efficiëntere en betere samenwerking. Daarnaast zorgt het ook voor het voorkomen en verminderen van overbodig werk en daarmee het besparen van kostbare tijd.

Wat zijn de nadelen van de Kanbanmethode?

Naast voordelen zijn er uiteraard ook nadelen. Over het algemeen is het namelijk vaak zo dat een uitgebreid Kanbansysteem ook zo zijn beperkingen heeft. Zo kunnen kleine foutjes of wijzigingen voor verwarring zorgen en werkt het systeem alleen goed wanneer je werkzaamheden en details beperkt.

Wat is een voorbeeld van de Kanban methode?

De Kanbanmethode kan voor diverse doeleinde gebruikt worden. Zoals eerder al werd aangegeven biedt het systeem de ideale oplossing voor het managen van e-mails, takenlijsten of voor campagnemiddelen zoals whitepapers.

Kanban Methode Voorbeeld: Whitepaper productie

Een Kanbanproces voor het opstellen van een whitepaper ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Visualisatie – whitepaper
Breng in kaart wat er zoal in de whitepaper moet komen te staan, wie eraan mee werken, wie de belanghebbende zijn, de verrichte taken en wanneer het rapport gepubliceerd moet worden. Dit onderdeel omvat in principe de wachtende taken en verwachtingen vanuit het team.

Beperk werkzaamheden – whitepaper
Breng in kaart aan welke hoofdstukken gewerkt wordt. Visualiseer bijvoorbeeld in kleur wie aan welk onderdeel werkt en wie voor welk hoofdstuk verantwoordelijk is. De hoofdstukken zijn in productie en iedereen die mee werkt aan het rapport ziet aan welke onderwerpen gewerkt wordt. Daarnaast zijn er designtaken die in productie zijn. Ook hoort er een fotografie-opdracht bij. Ook deze werkzaamheden worden met kleuren aangegeven in de juiste kolommen in het Kanbanbord.

Productie en evaluatie – whitepaper
Wanneer hoofdstukken voltooid zijn worden ze aangeduid als geproduceerd en staan ze open voor beoordeling en evaluatie. Een eindverantwoordelijke kan vervolgens de hoofdstukken of teksten beoordelen en goedkeuren. Vervolgens kunnen bijbehorende taken beoordeeld worden en kan er gekeken worden naar eventuele verbeteringspunten. Zodra het proces als tevreden wordt beoordeeld kan het eindrapport worden gepubliceerd.

Kanban voorbeeld Tuinhuis project

Je kunt de Kanban Methode ook inzetten voor projecten rondom het persoonlijke leven. Een verbouwing van het huis of in mijn geval; het zetten van een thuishuis. In ons geval moest er een en ander gebeuren om de realisatie van het tuinhuis mogelijk te maken. Een greep uit de werkzaamheden (backlog):

We vonden het wel leuk om het project aan te pakken via de kanban-methode. Althans, een light-versie daarvan. Het voordeel is dat iedereen die ons helpt direct ziet wat de status is en waar de werkzaamheden vallen in het totaalproject. Ook zie je waar bottlenecks ontstaan.

Papier met sticky notes
Op een wit vel hebben we vier kolommen aangemaakt volgend de Kanban filosofie. Met post-its (sticky notes) hebben we de verschillende taken geplot op het bord. Dat zijn dus onze Kanban cards met een vrije interpretatie van user stories.

Het geeft een ontzettende voldoening als je een deeltaak afgerond hebt een een post-it kan verplaatsen naar de kolom: ‘done’.

Een leuk project om mee te experimenteren. Een foto van ons bord in de beginfase van het project:

kanban bord voorbeeld prive project
Kanban bord voorbeeld Project ‘Tuinhuis”.

Hoe ziet een kanban bord eruit, hoe werk je er mee?

Omdat tal van organisaties gebruik maken van een kanban-bord en elke werkzaamheden uniek zijn, is het lastig om precies in kaart te brengen hoe een kanban-bord er uit ziet.

Kanban Bord met kleurcodes en kolommen

Over het algemeen bestaat een Kanban-bord uit drie kolommen en diverse kleursystemen. De eerste kolom staat voor de wachtende taken en de geplande werkzaamheden. In de tweede kolom worden de werkzaamheden in kaart gebracht waar momenteel aan gewerkt wordt. De derde kolom bevat ten slotte de lijst aan productieprocessen die voltooit zijn of in de afrondende fase thuishoren.

Kanban methode bord Monday
Kanban bord Monday
kanban methode bord Milanote project management
Kanban bord Milanote
kanban methode bord Trello
kanban bord voorbeeld Trello

Door te werken met kolommen en kleursystemen kun je zelf in kaart brengen welke taken prioriteit hebben, wie de taken hoort uit te voeren of welke teams verantwoordelijkheid hebben voor de geplande werkzaamheden. Het bord kan continu aangepast worden en is vrijwel voor elke situatie te gebruiken. Zorg ervoor dat je altijd een duidelijk overzicht houdt en dat je niet met te veel werkzaamheden of personeelsleden tegelijkertijd werkt.

In welke procesvormen past kanban?

De Kanban methode past volledig binnen Agile-projectmanagement. Agile (de Engelse term voor lenig en behendig) is de management benaming voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Het managementsysteem houdt in dat je focust op werkzaamheden terwijl je tegelijkertijd het einddoel zorgvuldig in de gaten houdt. Hierdoor kun je tussentijds wijzigingen aanbrengen en processen optimaliseren.

De Agile-methode legt de nadruk op efficiëntie en verandering en maakt het gemakkelijk om zorgvuldig veranderingen aan te brengen zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit of van het eindresultaat. De methode is binnen vrijwel elke organisatie toe te passen en kan voor efficiëntie binnen tal van processen zorgen. Net als andere strategieën van de Agile-methode, biedt het Kanbansysteem de ideale oplossing voor het verlagen van de werktijd en uiteindelijke kosten.

Het verschil tussen Kanban en Scrum

De Kanban en Scrum methode verschillen op meerdere vlakken. Het grootste verschil zin in de filosofie op het aanpakken van werk.

Sprints
De scrum-methode hakt projecten op in Sprints van een aantal weken. Werk dat in deze scrum is ingedeeld kan opgepakt worden. Er is in principe geen ruimte voor een nieuwe aanvoer van taken binnen een sprint. Binnen de sprint is er een actieve samenwerking om tot een oplevering te komen.

Langere termijn workflow
Kanban gaat juist uit van een langer werkproces met een doorlopende aanvoer van nieuwe taken of werkzaamheden. Ad-hoc taken kunnen in principe altijd aangevoerd worden en toegevoegd worden aan de backlog. Als er weer ruimte ontstaat in het bord, kan er een user story/kanban card opgepakt worden. Deze gaat vervolgens mee in de flow.

Lees ook deze artikelen over projectmanagement:

Afbeeldingen Kanban bord offline en online: www.shutterstock.com

Schrijf je in voor de wekelijkse b2b updates en ontvang gratis de infographic: Content Marketing Statistieken 2021 (en een verrassing!🎁).

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.