Kanban: ga elke uitdaging aan met meer focus, afbakening en efficiëntie met behulp van deze veelgebruikte projectmanagement methode. Deze handige projectmanagementtool biedt tal van voordelen en kan op vele werkplaatsen uiterst goed van pas komen. Niet voor niets is de methodiek het omarmd door bedrijven wereldwijd (Forbes). Lees onderstaande tekst en kom meer te weten over de kanban methodiek en wat het wellicht voor jouw werkzaamheden kan betekenen.

Wat is de Kanban methode?

Het woord Kanban komt oorspronkelijk uit Japan en de betekenis van het Japanse woord is ‘tag’ of ‘kaart’. Een Kanbansysteem is een eenvoudige methode voor het zowel definiëren, managen als het verbeteren van werkzaamheden en bedrijfsprocessen.

Het doel van de Kanban methode is het zo efficiënt mogelijk produceren of verrichten van werkzaamheden. Dit gebeurt via drie stadia, namelijk de begin werkzaamheden, de in productie taken en de geproduceerde eindproducten.

Met de Kanban methode, is het de bedoeling dat je meer focus kunt aanbrengen en tegelijkertijd meer inzicht kunt bieden op aspecten zoals tijdsplanning, uit te voeren taken en op het gebied van evaluatie en verbeteren. Doormiddel van visuele en overzichtelijke kaarten en kolommen, worden alle werkzaamheden, taken of opdrachten, keurig in kaart gebracht waardoor je in één oogopslag kunt zien waar wellicht knelpunten of verbeterpunten aangebracht kunnen worden.

Het managementsysteem kan voor diverse processen gebruikt worden, zoals bijvoorbeeld voor het beantwoorden en managen van e-mails, takenlijsten of voor het publiceren of schrijven van rapporten.

Wat zijn de kenmerken van de Kanban methode?

Het Kanbansysteem kenmerkt zich door drie basisprincipes, namelijk het visuele aspect, het in kaart brengen van de lopende processen, en het managen van de lopende en toekomstige processen.

Merkstrategie A5tien

Visueel maken
Een belangrijke stap in het begin van het proces in de kanban methode is het visualiseren van de werkzaamheden op een fysiek of virtueel bord. Hierbij kun je denken aan wat er zoal gedaan moet worden en wie er bij de processen betrokken worden. Bij de eerste stap is van belang dat medewerkers mee brainstormen en duidelijk wordt gemaakt wat de stand van zaken is. Kanban borden zijn er in verschillende vormen. In het hoofdstuk kanban borden gaan we daar verder op in.

Limiteer de werkzaamheden
Stap twee focust zich op het beperken, afbakenen en het efficiënt maken van processen. Hierbij staat Work in Progress (WIP) met name centraal. De kracht van dit proces is dat er gefocust wordt op de belangrijkste werkzaamheden, de prioriteiten. Om tot succesvolle resultaten te komen is het bij elk project of proces van belang dat prioriteiten centraal komen te staan en als eerst worden volbracht.

Evalueren en feedback
Ten slotte is het belang om het bord, de Kanbantaken volledig te analyseren. Bij deze stap let je op hoe het bord gevisualiseerd is en hoe de werkzaamheden, de flow, verbeterd kunnen worden. Wellicht moeten er nieuwe afspraken gemaakt worden, wijzigingen aangebracht worden of is er ruimte voor verbetering.

Het is van belang dat de items, dus de werkzaamheden, zo kort mogelijk stil komen te staan waardoor er een soepele flow ontstaat. Door doorlooptijden en kwaliteit te beoordelen, kan het systeem continu geanalyseerd worden en kan er binnen de organisatie gewerkt worden aan verbetering en optimalisatie. Flow zorgt er voor dat projecten goed verlopen, deadlines worden behaald en mensen prettig werken in het project.

Hoe pas je de Kanbanmethode toe?

De kanbanmethode kan op diverse manieren worden toegepast. Over het algemeen is het doel wel altijd hetzelfde, namelijk zo efficiënt mogelijk produceren en presteren.

 

Vaak wordt voor het uitvoeren van de kanban methode een groot whiteboard of prikbord gebruikt en wordt er gebruikt gemaakt van gekleurde magneten, stickers of post-its. Hierdoor kun je eenvoudig categorieën aanbrengen en worden taken vele malen overzichtelijker.

Tegenwoordig wordt er binnen de meeste organisaties gebruik gemaakt van een online Kanban bord. Dit houdt in dat medewerkers eenvoudig vanuit hun eigen computer de gegevens kunnen inzien en zelf inbreng kunnen leveren. Er zijn tal van apps en websites die de methoden ondersteunen en waardoor je zelf eenvoudig alle werkzaamheden en taken in kaart brengt.

Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie bij het proces betrekt. Hierdoor is iedereen geheel op de hoogte en weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Een element binnen de kanban methode is dus ook de overlegstructuur; projectmedewerkers hebben regelmatig overleg over de voorgang van projecten, de bottle-necks, wat er gereed is en wat er nog moet gebeuren.

Welke tools ondersteunen het werken volgens de Kanban-methode?

Er is een hele mooie set aan tools beschikbaar om het werken volgens Kanban te ondersteunen. Deze tools bieden de mogelijkheid om samen te werken in teams, Kanban-borden op te stellen, deze te bewerken en hier over te rapporteren. Dit zijn project management software oplossingen die vaak meerder aspecten van het Agile werken ondersteunen. Een aantal voorbeelden van dit soort tools zijn:

 

Wat zijn de voordelen van de Kanbanmethode?

Het werken met een Kanbansysteem kan voor vele organisaties een hoop voordelen opleveren. Zo is de methode transparant, overzichtelijk, toegankelijk en draagt het bij aan een efficiëntere en betere samenwerking. Daarnaast zorgt het ook voor het voorkomen en verminderen van overbodig werk en daarmee het besparen van kostbare tijd.

Transparant
Het werken volgens de Kanbanmethode is enorm transparant. Een overzichtelijke whiteboard of een onlinekaartensysteem zorgt ervoor dat het voor alle werknemers in een oogopslag duidelijk is wat er verwacht wordt van hen en wat er zoal op de planning staat. Ook wordt het volledig transparant gemaakt waar andere medewerkers mee bezig zijn waardoor hulpvragen en samenwerking tussen collega’s eenvoudiger wordt.

Toegankelijkheid
Tegenwoordig zijn de meeste Kaban systemen online, waardoor je elk gewenst moment, en elk gewenste plak, zoals vanuit huis, het bord bekijken. Hierdoor kunnen zelfs werknemers in het buitenland of op afstand, de kaarten inzien en inbreng geven. Je kunt de kaarten daarnaast ook eenvoudig delen met alle werknemers binnen de organisatie en belanghebbende.

Verhogen van efficiëntie
Het Kaban systeem zorgt ervoor dat werkzaamheden en processen efficiënter verlopen. Knelpunten en verspilde tijd worden in kaart gebracht waardoor tijd, moeite en kosten bespaard kunnen worden. Daarnaast kun je de kaarten ook personaliseren en inzicht krijgen in de efficiëntie van verschillende werknemers. Hierdoor kun je taken van werknemers met een overvloed aan werk uit handen nemen en een burn-out of stress bij werknemers helpen voorkomen.

Betere samenwerking
Gestroomlijnde werkzaamheden en volledige transparantie draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen je team. Medewerkers weten wat er van ze verwacht wordt en waar andere werknemers mee bezig zijn.

Wat zijn de nadelen van de Kanbanmethode?

Naast voordelen zijn er uiteraard ook nadelen. Over het algemeen is het namelijk vaak zo dat een uitgebreid Kanbansysteem ook zo zijn beperkingen heeft. Zo kunnen kleine foutjes of wijzigingen voor verwarring zorgen en werkt het systeem alleen goed wanneer je werkzaamheden en details beperkt.

Verwarring
Een doel van een Kanbansysteem is om orde en overzicht te brengen binnen een organisatie. Wanneer de organisatie of het aantal werknemers echter te groot is, kan een Kanbansysteem ingewikkeld en verwarrend zijn. Werknemers kunnen door het groot aantal taken overzicht in hun eigen werkzaamheden verliezen en zicht verliezen op de prioriteiten.

Minder ruimte voor spontaniteit en onregelmatigheden
Een ander nadeel aan de Kanbanmethode is daarnaast wellicht de mate van flexibiliteit. Vaak werk je met een Kanban-bord naar een specifiek doel of doelstelling en kunnen onregelmatigheden het proces in de problemen raken. Het systeem is over het algemeen ontwikkeld met stabiliteit en continuïteit in het achterhoofd en biedt dus weinig ruimte voor spontaniteit. Hierdoor kan creativiteit of verbeteringspunten verloren raken.

Wat is een voorbeeld van een toepassing van de Kanban methode?

De Kanbanmethode kan voor diverse doeleinde gebruikt worden. Zoals eerder al werd aangegeven biedt het systeem de ideale oplossing voor het managen van e-mails, takenlijsten of voor campagnemiddelen zoals whitepapers. Een Kanbanproces voor het opstellen van een whitepaper ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Visualisatie – whitepaper
Breng in kaart wat er zoal in de whitepaper moet komen te staan, wie eraan mee werken, wie de belanghebbende zijn, de verrichte taken en wanneer het rapport gepubliceerd moet worden. Dit onderdeel omvat in principe de wachtende taken en verwachtingen vanuit het team.

Beperk werkzaamheden – whitepaper
Breng in kaart aan welke hoofdstukken gewerkt wordt. Visualiseer bijvoorbeeld in kleur wie aan welk onderdeel werkt en wie voor welk hoofdstuk verantwoordelijk is. De hoofdstukken zijn in productie en iedereen die mee werkt aan het rapport ziet aan welke onderwerpen gewerkt wordt. Daarnaast zijn er designtaken die in productie zijn. Ook hoort er een fotografie-opdracht bij. Ook deze werkzaamheden wordene met kleuren aangegeven in de juiste kolommen in het Kanbanbord.

Productie en evaluatie – whitepaper
Wanneer hoofdstukken voltooid zijn worden ze aangeduid als geproduceerd en staan ze open voor beoordeling en evaluatie. Een eindverantwoordelijke kan vervolgens de hoofdstukken of teksten beoordelen en goedkeuren. Vervolgens kunnen bijbehorende taken beoordeeld worden en kan er gekeken worden naar eventuele verbeteringspunten. Zodra het proces als tevreden wordt beoordeeld kan het eindrapport worden gepubliceerd

Hoe ziet een kanban bord eruit, hoe werk je er mee?

Omdat tal van organisaties gebruik maken van een kanban-bord en elke werkzaamheden uniek zijn, is het lastig om precies in kaart te brengen hoe een kanban-bord er uit ziet.

Over het algemeen bestaat een Kanban-bord uit drie kolommen en diverse kleursystemen. De eerste kolom staat voor de wachtende taken en de geplande werkzaamheden. In de tweede kolom worden de werkzaamheden in kaart gebracht waar momenteel aan gewerkt wordt. De derde kolom bevat ten slotte de lijst aan productieprocessen die voltooit zijn of in de afrondende fase thuishoren.

Kanban methode bord Monday
Kanban bord Monday
kanban methode bord Milanote project management
Kanban bord Milanote
kanban methode bord Trello
kanban bord voorbeeld Trello

Door te werken met kolommen en kleursystemen kun je zelf in kaart brengen welke taken prioriteit hebben, wie de taken hoort uit te voeren of welke teams verantwoordelijkheid hebben voor de geplande werkzaamheden. Het bord kan continu aangepast worden en is vrijwel voor elke situatie te gebruiken. Zorg ervoor dat je altijd een duidelijk overzicht houdt en dat je niet met te veel werkzaamheden of personeelsleden tegelijkertijd werkt.

In welke procesvormen past kanban?

De Kanban methode past volledig binnen Agile-projectmanagement. Agile (de Engelse term voor lenig en behendig) is de management benaming voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Het managementsysteem houdt in dat je focust op werkzaamheden terwijl je tegelijkertijd het einddoel zorgvuldig in de gaten houdt. Hierdoor kun je tussentijds wijzigingen aanbrengen en processen optimaliseren.

De Agile-methode legt de nadruk op efficiëntie en verandering en maakt het gemakkelijk om zorgvuldig veranderingen aan te brengen zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit of van het eindresultaat. De methode is binnen vrijwel elke organisatie toe te passen en kan voor efficiëntie binnen tal van processen zorgen. Net als andere strategieën van de Agile-methode, biedt het Kanbansysteem de ideale oplossing voor het verlagen van de werktijd en uiteindelijke kosten.

Lees ook deze artikelen over projectmanagement:

? Projectmatig werken voor marketing

? De beste projectmanagement software voor marketeers

? Wat is een Gantt-chart en wat kun je er mee?

? Vergelijk projectmanagement software

Schrijf je in voor de wekelijkse nieuwsbrief 🤗🚀 2000+ marketing professionals gingen je voor!