Vrijwel ieder bedrijf heeft het. Een info@ emailadres. Of iets wat er op lijkt. contact@, Sales@, administratie@, informatie@ enz.  Maar als we daar eens op inzoomen; wat komt daar nu werkelijk op binnen? Wat hebben we er aan? Het is interessant om dit eens een tijdje bij te houden en te analyseren. Aan de hand daarvan kun je je inbound kanalen voor (potentiële) klanten optimaliseren. In het verleden heb ik dit gedaan voor een b2b softwarebedrijf. Uit de analyse* is de volgende onderverdeling uitgekomen.

Spam & nieuwsbrieven: 50%

Je kunt proberen je uit te schrijven voor iedere nieuwsbrief waar je niet op zit te wachten. Dit is echter dweilen met de kraan open. Bovendien weten de spammers je altijd wel te vinden. Op zich is het ook niet erg om een volle inbox te hebben, tenzij je hierdoor de waardevolle e-mails over het hoofd ziet natuurlijk. Optimale contactmogelijkheden voor klanten en prospects is dan ook niet onverstandig.

Klanten: 27%

De e-mails van klanten bestaan vooral uit facturen, offerteaanvragen, adreswijzigingen en natuurlijk: de klachten. Dit zijn belangrijke e-mails en hier moet je bovenop zitten. Als hier patronen in verschijnen, kun je er op inspelen via de website. Krijg je bijvoorbeeld iedere dag een nieuwe adreswijziging door via het info@-adres? Wellicht is het dan verstandig om hier een handige widget voor op de site te plaatsen of een klantportal in het leven te roepen waar klanten eenvoudig gegevens aan kunnen passen. Daarnaast is het altijd goed om te blijven communiceren wie het aanspreekpunt is binnen de organisatie, zeker als het gaat om specifieke, inhoudelijke vragen.

Leveranciers: 10%

Tjah, leveranciers. Kostenposten aan de ene kant, noodzakelijk aan de andere kant. Dus ook hier kun je van alles van verwachten. Vragen over facturen, adreswijzigingen, opmerkingen over leveringen en aanbiedingen. Door goede afspraken te maken met leveranciers en ook duidelijke communicatielijnen te bepalen, kun je de info@ mails beperken en er voor zorgen dat leveranciers sneller geholpen worden, wat uiteindelijk ook in het belang is van jou en jouw klanten.

Sollicitanten: 5%

Open sollicitaties, maar ook gerichte reacties op vacatures blijven via infoboxen binnenkomen. Wellicht denkt de kandidaat zijn of haar kansen te vergroten, door zich niet alleen direct bij de HR manager, maar ook via de infobox te melden. Op zich slim want vaak worden sollicitatiebrieven vanuit de infobox direct doorgestuurd naar de HR manager, die de brief op dat moment dus voor de tweede keer onder ogen krijgt.

Potentiële klanten: 5%

Een van de belangrijkste doelgroepen voor je organisatie weet je ook te vinden via de infobox. Dan gaat het doorgaans over informatie- of offerteaanvragen. Als de infobox wordt gebruikt, is het blijkbaar makkelijker dan een vraag stellen via het contactformulier of een van de andere contactmogelijkheden die je aanbiedt via de website. Het is altijd de uitdaging om de potentiële klant vanaf het begin aan de hand te nemen en te leiden tot een contactmoment waar de klant het meest mee geholpen is.

Fans & anderen: 3%

Ze zijn er nog steeds; de pennenverzamelaars, paperclip spaarders, onderzoekers en studenten met uiteenlopende verzoeken. Altijd de moeite van het beantwoorden waard, je weet nooit waar deze man of vrouw werkt, heeft gewerkt of ooit gaat werken. Misschien is die student van die informatieaanvraag wel het potentiële supertalent dat jij volgend jaar uitnodigt voor een sollicitatiegesprek.

Infobox_onderverdeling

Hoe ziet de inbox er bij jouw bedrijf uit? En welke tips kun je je vakbroeders geven op dit vlak?

 

 

*Natuurlijk fluctueren de percentages voortdurend, campagnes en seizoensinvloeden zijn mede bepalend voor de onderverdeling.

 

 

Schrijf je in voor de wekelijkse nieuwsbrief 🤗🚀 2000+ marketing professionals gingen je voor!