Tegenwoordig horen we steeds meer over de Agile project management aanpak, die op veel punten sterk verschilt van de traditionele project aanpak. Bij de traditionele project aanpak, die vaak waterval aanpak wordt genoemd, wordt er vooraf een heel projectplan gemaakt. Hierin staan de stappen die moeten leiden naar het eindresultaat, de geschatte kosten en de leiders met de teamleden. Agile daarentegen is Engels voor behendig, wat al deels vertelt waar deze aanpak voor staat. Bij deze aanpak gaat men ervan uit dat de omstandigheden tijdens het project constant veranderen.
Het doel is daarom om hier zo goed mogelijk op te reageren en toch het einddoel in gedachten te houden. Hieronder kijken we wat de Agile project management methode nu precies is, wat de voor- en nadelen zijn en hoe jij het zou kunnen toepassen.
Agile project management definitie
Een definitie van agile project management is:
“Agile project management is een procesmethode om gezamenlijk tot resultaat te komen op basis van iteraties, aanpassingen en verbeteringen met periodieke feedbackmomenten als basis.”
Je ziet dat in deze definitie van agile project management het samenwerken, inspelen op veranderingen en de feedbackloops centraal staan. Daarin schuilt ook de kracht van deze methodiek. Met agile project management werk je aan projecten met oog voor omstandigheden. Doordat het opleveren van sub-projecten centraal staat worden er snel zaken opgeleverd.
Interatief en vloeibaar
De Agile methode is dus een aanpak waarbij behendigheid het belangrijkste is. Uiteraard kan er tijdens een project van alles veranderen, met grote of kleine invloed. Het is eigenlijk zelfs zeker dat er tijdens een project veel veranderd. Bij Agile ga je hiervan uit en is je belangrijkste doel om steeds in te spelen op deze veranderingen, zonder hierbij de richting en de focus op het eindresultaat te verliezen. Dit eindresultaat staat dan ook vooraf nog niet helemaal vast, maar wordt continu bijgesteld naar de omstandigheden en de wensen.
Geschikt voor alle type projecten
Het grote verschil met traditioneel management is dat verandering wordt gezien als logisch, en niet als iets wat het project tegenwerkt en daarom zoveel mogelijk moet worden vermeden. De Agile methode is afkomstig van IT projecten en dat met name bij de ontwikkeling van software. Deze methode is echter op vrijwel alle soorten projecten toepasbaar.
De typische kenmerken van Agile
Wat zijn dan typische kenmerken van een Agile project? Allereerst is het zo dat het geen vastomlijnd iets is. Het is meer een bepaalde manier van werken en een kijk op zaken. Niet elk team is geschikt voor deze methode. Je hebt vooral mensen nodig die niet altijd op zoek zijn naar zekerheid en die willen beginnen aan een project zonder precies te weten waar ze naartoe gaan.
Logischerwijs geldt dit ook voor de organisatie waarmee of waarvoor je werkt, als deze conservatief is kun je waarschijnlijk beter niet voor een Agile aanpak kiezen. Agile is dus niet een specifiek plan en er zijn dan ook meerdere Agile vormen, zoals Scrum of DSDM. Al deze methodes hebben dezelfde basisprincipes.
De 4 principes van agile project management
Logischerwijs geldt dit ook voor de organisatie waarmee of waarvoor je werkt, als deze conservatief is kun je waarschijnlijk beter niet voor een Agile aanpak kiezen. Agile is dus niet een specifiek plan en er zijn dan ook meerdere Agile vormen, zoals Scrum of DSDM. Al deze methodes hebben dezelfde basisprincipes. Dat zijn de volgende:
- Mensen en interactie zijn belangrijker dan processen en ‘gereedschap’
- Alles uitgebreid documenteren is van ondergeschikt belang
- Samenwerking is belangrijker dan contractonderhandelingen
- Continu in staat zijn om te veranderen is belangrijker dan een plan volgen
De 12 principes van agile project management
Een groep softwaredevelopers heeft in 2001 de koppen bij elkaar gestoken en een Agile manifest opgesteld met daarin de belangrijkste principes van de methode. Vrij vertaald zijn dit:
1. Onze hoogste prioriteit is om de klant tevreden te stellen door middel van vroege en continue levering van waardevolle software. (note: release early, release often).
2. Veranderende eisen zijn welkom, zelfs laat in ontwikkelproces. Agile processen benutten verandermogelijkheden om cuncurrentievoordeel voor de klant te behalen.
3. Lever regelmatig werkende software, van een een paar weken tot een paar maanden, met een voorkeur voor de kortere tijdspanne.
4. Ontwikkelaars, afdelingen en opdrachtgevers moeten dagelijks samenwerken gedurende het project.
5. Bouw projectteams met gemotiveerde individuen. Geef ze de omgeving en steun die ze nodig hebben en vertrouw erop dat zij de klus klaren. (note: Een scrum-master is een soort coach die vooral bezig is met het ondersteunen van teams zodat ze prettig kunnen werken.).
6. De meest efficiënte en effectieve methode om het overbrengen van informatie naar en binnen een team is een persoonlijk gesprek. (note: centraal onderdeel bij agile project management zijn stand-up meetings/huddles om de voortgang, nieuwe wensen en eventuele drempels te bespreken)
7. Werkende software is de primaire maatstaf voor vooruitgang.
8. Agile processen bevorderen duurzame ontwikkeling. De sponsors, ontwikkelaars, en gebruikers zouden in staat moeten zijn om een constant tempo aan te houden tot in het oneindige. (Software is nooit gereed en altijd in ontwikkeling)
9. Voortdurende aandacht voor technische uitmuntendheid en goed ontwerp verbetert de wendbaarheid.
10. Eenvoud – de kunst van het maximaliseren van de hoeveelheid van werk dat niet gedaan wordt – is essentieel.
11. De beste architecturen, vereisten, en ontwerpen komen voort uit zelfsturende teams.
12. Op regelmatige tijdstippen denkt het team na over hoe effectiever kan worden, en stemt dan zijn gedrag af en past het aan. (feedback is een essentieel onderdeel in agile projecten om het proces te verbeteren).
Hoe werkt de Agile methode in de praktijk?
Agile brengt een aantal nieuwe ankers mee die van belang zijn tijdens het werken aan een project. Hieronder hebben we de belangrijkste op een rijtje gezet.
- Er is minder sprake van vaste rollen en teamleden hebben afwisselende rollen. Zo kunnen ze het ene moment uitvoerder zijn en het volgende adviseur. Iedereen heeft dan ook meer te zeggen over het project.
- Het project wordt niet vooraf vastgelegd, maar steeds aangepast aan de omstandigheden.
- Alle stappen die worden doorlopen worden in kleine delen geknipt. Hierdoor wordt het werk overzichtelijker en kan er sneller worden bijgestuurd.
- Het proberen en aandragen van ideeën wordt aangemoedigd, met veel ruimte voor creativiteit en innovatie.
- De planning van het project gaat uit van een realistische opzet, op basis van kleine stappen. Het oppakken en afronden van deeltaken staat centraal.
- Projectleden werken vanuit een eigen verantwoordelijkheid. Er kan direct worden gestart met de uitvoering, er hoeft niet worden gewacht op instructies.
Tools ter ondersteuning van Agile project management
Je kunt verschillende tools gebruiken om teams te ondersteunen in het Agile werken. Dat varieert van digitale planborden (Kanban bord bijvoorbeeld) tot volledige project management systemen waarin teams samenwerken.
Een aantal voorbeelden van project management software voor Agile werken vind je hier:
Welke voordelen biedt deze vorm van project management?
Het werken met Agile heeft uiteraard een aantal grote voordelen. Ook die hebben we hieronder weer op een rijtje gezet:
- Het feit dat je constant kunt bijsturen is het grootste voordeel. Hierdoor kun je bijsturen aan de hand van omstandigheden, maar ook het einddoel nog veranderen.
- Doordat je regelmatig een tussenresultaat moet opleveren komen fouten eerder aan het licht.
- Bij het project wordt iedereen betrokken, van hoog tot laag.
- Deadlines zijn realistischer en overzichtelijker.
- De voortgang en resultaten van het werk zijn heel inzichtelijk, wat voor de opdrachtgevers fijn is en voor medewerkers heel motiverend werkt.
Wat zijn de valkuilen van Agile project management?
Uiteraard zitten er niet alleen maar voordelen aan een Agile aanpak. Voor software ontwikkeling is het vrijwel altijd een heel goed idee, maar voor andere soort projecten zitten er ook wel degelijk nadelen aan. Voordat je gaat beginnen aan de Agile methode, moet je in elk geval zeker weten dat het team en de leidinggevenden hiervoor geschikt zijn. Daarnaast moet je op de hoogte zijn van de nadelen. De belangrijkste vind je hieronder:
- Het is heel belangrijk om continu te schakelen met alle betrokkenen. Alleen dan kan het project tijdig worden bijgestuurd en het juiste eindresultaat worden bepaald. Het vraagt van iedereen die is betrokken heel veel, zowel qua betrokkenheid of tijd.
- Het grote voordeel is flexibiliteit, maar hiertegenover staat wel dat je niet weet wat er precies opgeleverd moet worden en hoe lang dit gaat duren. Een prijs bepalen naar de klant is bijvoorbeeld lastig. Je moet daarom constant gefocust en scherp zijn om een goed resultaat te krijgen.
- Het is lastig voor mensen die weinig ervaring hebben met het soort dienst of product dat gemaakt wordt. Omdat er weinig duidelijk beschreven is en een duidelijk einddoel ontbreekt kan dit zorgen voor verwarring.
- Je moet steeds de voortgang testen, wat meer geld en tijd kost dan alleen een testfase aan het eind.
- Het kan best een intensieve manier van werken zijn voor medewerkers en je moet opletten dat mensen niet opbranden.
Hoe pas je het toe in marketing?
Nu we weten hoe Agile project management methode eruit ziet kunnen we kijken naar de toepassing ervan. Om hiernaar te kijken nemen we Scrum als voorbeeld. Deze methode kan goed ingezet worden bij marketingprojecten. Denk aan een marketingcampagne waar een aantal middelen bij ingezet worden.
Bij Scrum werk je met een team samen in korte periodes, die Sprints worden genoemd. Elke Sprint wordt gecoördineerd door een product owner. Deze werkt voor de opdrachtgever en is dagelijks werkzaam in het projectteam. Deze persoon zorgt ervoor dat er altijd een lijst met eisen is, waar men naartoe kan werken. Elke sprint kunnen de prioriteiten worden aangepast, op basis hiervan kun je vervolgens veranderingen aanbrengen. De dagelijkse leiding is in handen van de Scrum Master.
Elke werkdag stelt deze het projectteam drie vragen:
– Wat is er gedaan?
– Wat moet er gebeuren
– Wat zijn de problemen?
Vervolgens kun je aan het werk en wordt er via Sprints gewerkt. Teamleden bepalen hierbij veelal zelf wie wat doet en wanneer. Er is vaak een backlog waarin vastgelegd wordt welke elementen er allemaal gedaan moeten worden. Hier kunnen ook zaken in komen die misschien nooit aan bod komen maar nice-to-have zijn als de voortgang het toe laat.
Welke Agile methodes heb heb je allemaal?
Zoals al even gezegd heb je meerdere Agile stromingen, waarvan Scrum de bekendste is. Daarnaast heb je ook nog bijvoorbeeld DSDM, Chrystal Clear, Extreme Programming en nog vele anderen.
Scrum
Scrum is de bekendste en ook de meest gebruikte. Agile is absoluut geen vaste manier van werken en kan altijd worden aangepast. Het zijn meer basisregels die je kunt toepassen bij een project. Het belangrijkste is dan ook vooral dat je kijkt welke richtlijnen van Agile voor jou kunnen werken, en deze uit te testen en aan te passen naar je eigen wensen.
Lees ook deze artikelen over project management voor marketing professionals
De beste marketing projectmanagement software
Welke project management software is nu het beste geschikt voor jou als marketeers? Ben je campaign manager en werk je veel samen aan jouw campagne? Of ben je online marketeer en vooral geïnteresseerd in de taken rondom jouw discipline? Of ben je een marketing manager en ligt de focus op de overall status van projecten? Vanuit iedere rol zijn verschillende zaken belangrijk. Meer daarover lees je in dit artikel.
> Naar het artikel over marketing project management software
Succesvol projectmatig werken voor marketeers, tips!
Als marketeer kun je op veel manieren werken aan een project. Wat zijn nu de belangrijkste uitgangspunten om een goed project te draaien? Tips uit de praktijk lees je in dit artikel!
> Naar het artikel over projectmatig werken voor marketeers
Projectmanagement software vergelijken
Via deze projectmanagement software vergelijker zet je verschillende pakketten naast elkaar op basis van de door jouw ingegeven parameters. Vergelijk ze op kenmerken als prijs of functionaliteit zodat je een goede keuze kunt maken voor jouw perfecte project management ondersteuning
> Naar de project software vergelijker
De Kanban-methode; wat is het en hoe werk je er mee?
Agile werken kan prima ondersteund worden door de Kanban-methode. Een techniek om processen visueel te maken en op te hakken in kleine stukjes.
> Meer over de Kanban Methode
Foto door mentatdgt via Pexels
