Webinars organiseren voor b2b marketing: tips, tricks & tools

door Redactie | Last Updated:   13 november 2019

Webinars vormen voor steeds meer b2b-bedrijven een cruciaal onderdeel van de marketingstrategie. Het organiseren van webinars biedt bedrijven dan ook de kans om meer interactie met hun doelgroep te creëren. Het organiseren van een webinar is kosten-technisch interessant en maakt geografische grenzen irrelevant.

Dit artikel maakt een deepdive in de wereld van webinars. Lees: ‘Wat is een webinar?‘ voor een basis introductie over het organiseren van webinars.

Dit artikel bevat affiliate links, b2bmarketeers.nl ontvangt een kleine financiële vergoeding voor producten die via deze links worden aangeschaft.

Webinars organiseren: de voordelen

Het organiseren van een webinar biedt bedrijven een aantal voordelen:

1. Het inzetten van webinars zorgt voor engagement en trekt potentiële klanten dieper in de sales funnel.
   
   
2. Het organiseren van webinars sluit perfect aan op een thought leadership-strategie.
   
   
3. Het verkrijgen van inzicht in de problemen en vragen van de doelgroep.
   
   
4. Het bereiken van nieuwe doelgroepen door middel van strategische partnerships.
   
   
5. Geografische grenzen vervagen en zijn niet relevant.

1. Webinars: prominente plek in de sales funnel

Net als iedere andere vorm van content kent ook het webinar een eigen plek én doel in de sales funnel: webinars zorgen voor meer engagement op een dieper level. Je vraagt de deelnemers aan een live webinar immers om ruimte in hun drukke agenda vrij te maken én biedt deelnemers de kans om vragen te stellen.

Concreet betekent dit dat webinars een vervolg zijn op eerdere interesse en interactie (bijvoorbeeld het lezen van artikelen op de website) en de voorzet geven voor persoonlijke (verkoop)gesprekken.

Webinars kunnen ook georganiseerd worden als onderdeel van omnichanel-campagnes waarin andere middelen centraal staan.

2. Webinar organiseren als Thought leadership instrument

Thought leadership is een bekende term in de wereld van b2b-contentmarketing. Het organiseren van webinars biedt bedrijven de kans zich te vestigen als thought leader in hun eigen industrie of markt. Het interactieve element biedt kansen om vragen van de deelnemers direct te beantwoorden: de drempel om in een webinar een vraag te stellen is een stuk lager dan de drempel om in een reactie onder een blogpost dezelfde vraag te stellen. Bedrijven die webinars succesvol willen inzetten om zichzelf als thought leader te profileren zullen dan ook kritisch moeten kijken naar de inhoud van het webinar en de skills van de gekozen spreker. Het is slim om voor het organiseren van het webinar een FAQ op te stellen met vragen die verwacht worden en de antwoorden op deze vragen.

Een andere tip is ook het betrekken van experts op het betreffende thema zoals branche-kenners en ze deelgenoot te maken van het webinar.

3. Het verkrijgen van inzicht in de doelgroep

Het organiseren van interactieve webinars zorgt ook voor meer inzicht in de problemen en uitdagingen van de doelgroep. Lees: de potentiële klant. Voorwaarde is natuurlijk dat het webinar voldoende kansen voor interactie biedt. Het organiseren van een webinar vraagt dan ook om een andere aanpak dan het outlinen van een blogpost, het opzetten van een podcast en het voorbereiden van een talk op een event.

Het maximale aantal deelnemers moet deze interactie dan ook faciliteren. Het komt nog regelmatig voor dat bedrijven met succes een webinar promoten, maar op de laatste minuut alle mogelijkheid tot interactie moeten uitschakelen vanwege een te groot aantal deelnemers.

Natuurlijk kunnen webinars ook worden (her)gebruikt als video-content, maar voor de deelnemers aan een live webinar is een gebrek aan interactie vaak een grote teleurstelling. Je vraagt de deelnemers immers om hun deelname aan het webinar in te plannen in hun drukke agenda. Bovendien mis je dus een hoop waardevolle terugkoppeling uit de markt.

4. Nieuwe doelgroepen bereiken met strategische partnerships

Net zoals het schrijven van blogposts en het produceren van video-content kansen biedt om nieuwe doelgroepen te bereiken met strategische partnerships, geldt dit ook voor het organiseren van webinars.

Niet alleen branche-experts kunnen hier een rol in spelen, ook andere merken die relevant zijn voor de doelgroep en raakvlakken hebben met jouw product of dienst kunnen participeren in het webinar.

Een voorbeeld;

Een CRM-leverancier geeft een webinar of het verbeteren van de samenwerking tussen marketing en sales. Een e-mailmarketing software partner van de CRM-leverancier vult het webinar aan met een hoofstuk over de inzet van e-mailmarketing voor sales- en marketing.

5. Geografische grenzen zijn irrelevant

Het belangrijkste voordeel van een webinar ten opzichte van een event is misschien wel het feit dat geografische grenzen irrelevant zijn. Zeker voor bedrijven met (potentiële) klanten verspreid door het land zijn webinars dan ook een interessante optie.

Daarnaast zijn bezoekers vrij om het webinar te bezoeken vanuit waar ze dat wensen. Of je nu thuis werkt, op kantoor zit of onderweg bent; het bijwonen van een webinar kan overal.

Webinars: doelen

Het organiseren van een webinar heeft voordelen voor bedrijven die een thought leadership-strategie volgen, maar kan ook concrete leads opleveren en relevante inzichten in de doelgroep opleveren. Het organiseren van een webinar kan een bijdrage leveren aan de volgende doelen:

1. Thought leadership: het webinar positioneert de organisatie als deskundig in haar vakgebied.
   
   
2. Lead generation: het verzamelen van nieuwe leads.
   
   
3. Customer education: webinars kunnen klanten leren de producten van de organisatie (beter) te gebruiken, zoals bijvoorbeeld een webinar gericht op het gebruik van de progamma’s uit de Creative Cloud van Adobe. Webinars zijn ook geschikt om klanten meer te leren over de mogelijkheden die de producten en diensten van de organisatie bieden.
   
   
4. Het verkrijgen van relevante inzichten in (het gedrag van) de doelgroep: webinars zijn interactief en bieden de kans om meer te leren over de doelgroep.

Het is belangrijk om het doel van het webinar vast te stellen voor het opzetten en organiseren van het webinar. Het maximale aantal deelnemers aan een webinar is bepalend voor de mate van interactie die mogelijk is: een webinar dat zich meer richt op het overdragen van informatie kan meer deelnemers uitnodigen dan een webinar dat focust op interactie.

Het vaststellen van het doel zorgt dat het resultaat gemeten kan worden. Thought leadership is misschien lastig te meten, maar in het geval van customer education kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een follow-up in de vorm van een korte vragenlijst. Heeft de deelnemer geleerd wat deze had verwacht en gehoopt te leren? Heeft de deelnemer nog vragen? En kan de organisatie deze misschien als nog (persoonlijk) beantwoorden?

Webinars vs. live events

Het inzetten van webinars, online seminars of webevents kunnen een alternatief en aanvulling zijn voor live events.

Webinars zijn live, niet gebonden aan een locatie én kostentechnisch op dat vlak een stuk aantrekkelijker dan het organiseren van een evenement. Bovendien is de drempel om een webinar te volgen een stuk lager dan de drempel om naar een event te gaan.

Aan de andere kant kunnen webinars een perfecte aanvulling zijn op campagnes waarbij een live event centraal staat. Ze kunnen dienen als alternatieve optie voor mensen die het event niet kunnen bijwonen. Of als opwarmer of juist verlengstuk van de event beleving.

Als je na het bezoeken van een live-event later op een bepaald thema een verdiepend webinar kunt volgen verleng je de kracht van het live-event en verhoog je daarmee het rendement van de totale campagne.

Webinars vs. podcasts

Het spreekt voor zich dat webinars door het visuele aspect meer mogelijkheden bieden dan podcasts, maar dit is niet het enige verschil tussen deze middelen. Het organiseren van een webinar is complexer dan het opzetten van een podcast, maar succesvolle podcasts zijn sterk afhankelijk van subscribers.

Podcasts kunnen worden opgenomen en later worden gepubliceerd, webinars ook maar hebben een groot voordeel als je kijkt naar het live-element. Ook het inzetten van opgenomen webinars als video biedt gebruikers een rijke visueel ondersteunde ervaring.

Webinars: live vs. opgenomen

Live webinars bieden ‘bezoekers’ de kans om vragen te stellen aan de spreker/organisator: naast de toegevoegde waarde die dit voor de potentiële klant heeft, geeft dit de organisatie de kans om meer inzicht te krijgen in de doelgroep. Live versus niet-live is een simpele keuze: voor interactie is een live webinar the way to go. Hier moet de vraag dus eigenlijk zijn: kunnen we het webinar als content recyclen door het opgenomen webinar later aan te bieden als video-content?

Het probleem is dat een webinar nog te vaak wordt gebruikt (lees: misbruikt) als een snelle manier om e-mailadressen te verzamelen. Los van alle relevante wet- en regelgeving op het gebied van e-mailmarketing en de AVG komt dit vaak neer op een simpele video achter een ‘paywall’ in de vorm van een online formulier. Geen effectieve content dus.

Webinars: content hergebruiken

Het recyclen van content is populair. Live webinars kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen en later worden gepubliceerd om toekomstige deelnemers over de streep te trekken.

Webinars met twee hosts kunnen worden omgezet naar een podcast, mits visuele content geen cruciale rol speelt.

Het hergebruiken van de content van een webinar kan ook door een blogpost te schrijven naar aanleiding van vragen die in het webinar gesteld zijn.

Het is goed om voor het organiseren van het webinar na te denken over de mogelijkheden die het onderwerp biedt om de content te recyclen.

Webinars organiseren en maken: de juiste tools

Het kiezen van de benodigde webinarsoftware is afhankelijk van een aantal factoren, zoals:

• Het gewenste maximale aantal deelnemers;
  
• Opties tot integratie met bestaande software en systemen, zoals e-mailmarketing en CRM;
  
• Het beschikbare budget en het aantal webinars dat de organisatie wil organiseren;
  
• Branding: het logo van de leverancier van de software versus eigen branding;
  
• Extra opties zoals downloadable content, hand-outs en interactieve polls;
  
• Service en customer support.

Hieronder lichten we twee verschillende software-pakketten voor het organiseren van webinars kort uit.

WebinarGeek

WebinarGeek biedt diverse opties voor het organiseren van een webinar en het creëren van interactie en staat bekend om haar gebruiksvriendelijkheid. Naast een live chat biedt WebinarGeek interactieve polls, de mogelijkheid om met moderators te werken en een evaluatieformulier. WebinarGeek biedt verschillende pakketten aan voor kleinere en grotere ondernemers. WebinarGeek biedt – door de voordelige prijsstelling – binnen het kleinste pakket geen mogelijkheden voor eigen branding.

Highlights:

• compleet pakket met call-to-action-opties, interactie-boosters en statistieken
• Gebruiksvriendelijk
• integratie met e-mailmarketing en CRM-software
• inclusief mogelijkheden voor evaluatie
• beschikbaar in meerdere pakketten/prijsklassen
• Nederlandse support!

Prijs: 29,- per maand, 100 deelnemers

Klik hier voor een gratis demo van WebinarGeek

Bekijk ook: Interview met Remco Treuren, CEO van WebinarGeek.

GoToWebinar

GoToWebinar is prijs-technisch minder voordelig en richt zich meer op de grotere organisaties. Het maximale aantal deelnemers is binnen het kleinste pakket vastgesteld op 100 deelnemers. Het kleinste pakket is overigens een behoorlijk compleet pakket met mogelijkheden voor eigen branding, templates voor webinars, polls en hand-outs. 

De tool leent zich voor live webinars, opgenomen webinars en biedt voldoende opties om een voortraject op te zetten. Groot voordeel van de tool is de stabiliteit en de kwaliteit van de software. Ook bij grotere aantallen webinar deelnemers is de tool stabiel.

Een nadeel; je bent als gebruiker beperkt in het stylen van de elementen in het webinar uitnodigingstraject. Denk aan de uitnodigingsmail, de inschrijfpagina, de bevestiging en de mail die je krijgt voordat het webinar gaat beginnen.  

Ander nadeel is de uitstraling. Het oogt niet echt modern (ook niet na de upgrade die niet zo lang geleden is gedaan) en het is niet de meest gebruiksvriendelijke tooling.

Highlights:

• aangepaste registratie biedt de kans om relevante informatie te verzamelen over de deelnemers
• Stabiel
• polls en enquetes met live resultaten
• integratie met marketing- en CRM-systemen
• 24/7 customer support
• Stevige prijs
• Beperkte mogelijkheden aanpassen styling voor- en nazorg

Prijs: 89,- per maand, 100 deelnemers.

Klik hier voor een gratis demo van GoToWebinar

Clickmeeting

Een moderne tool met een bijna overweldigende set aan opties. De tool leent zich voor verschillende typen webinars. Het oogt allemaal wat beter dan GoToWebinar maar is complexer dan bijvoorbeeld WebinarGeek. Bepaalde opties zoals de Q&A en de survey mogelijkheden zijn onderscheidend. Er zijn echter meerdere gebruikers die klagen over stabiliteitsproblemen, bijvoorbeeld bij het wisselen van getoonde schermen tijdens het Webinar.

Highlights:

• Zeer uitgebreide opties voor inzet live en opgenomen webinars
• polls en enquetes met live resultaten
• integratie met marketing- en CRM-systemen
• Minder stabiel dan een aantal concurrenten

Prijs: 65,- per maand, 100 deelnemers

Klik hier voor meer informatie en een gratis demo

Naast deze tools heb je nog andere zaken nodig om een webinar goed neer te zetten. Lees hier meer informatie over webinar benodigheden voor jouw webinar.

Webinar opzetten: stappenplan

Het organiseren van een webinar vraagt om enige voorbereiding: download hier de checklist webinar organiseren.

Stap 1: bepaal het onderwerp

Het onderwerp bepaalt de gewenste mate van interactiviteit en het maximale aantal deelnemers aan het webinar. Sommige onderwerpen zullen meer informatief zijn, andere onderwerpen zorgen voor een levendige discussie en een hoop vragen.

Stap 2: bepaal het doel, de doelgroep en de doelstelling

Het bepalen van het doel geeft een indicatie van de gewenste doelgroep en de doelstelling (SMART) van het webinar. Pas de inhoud van het webinar aan op basis van deze keuzes: zorg voor relevantie.

Stap 3: bepaal de datum en het tijdstip

Houd rekening met de mogelijkheden binnen de eigen organisatie en de deelnemers. Nu het onderwerp, het doel en de doelgroepen zijn bepaald, kan eenvoudig gekeken worden naar een geschikte datum en het tijdstip. Houd in het bepalen van de datum en het tijdstip rekening met voor de doelgroep belangrijke events die kunnen conflicteren met het webinar.

Let ook op specifieke kenmerken en eigenschappen van de doelgroep: het heeft geen zin om een webinar in de middag te organiseren voor een doelgroep die een groot deel van de werkdag onderweg is.

Plan het webinar – zeker als dit het eerste webinar is – ruim op tijd! Het kost tijd en moeite om de juiste tools te selecteren en alle software en hulpmiddelen te testen. Houd ook rekening met de creatie van (beeld)materiaal.

Stap 4: kies de de deelonderwerpen en bepaal het maximale aantal deelnemers

Het onderwerp – inclusief de gekozen deelonderwerpen – geeft verder vorm aan de inhoud van het webinar. Bepaal het maximale aantal deelnemers op basis van de gewenste en verwachte mate van interactiviteit.

Het optimale aantal deelnemers is afhankelijk van diverse factoren, zoals de gewenste mate van interactiviteit en het onderwerp. Neem dit punt mee in de evaluatie. 

Stap 5: stel een FAQ op

Het opstellen van een FAQ wordt in communicatie vaak aanbevolen als voorbereiding op de pers te woord te staan, maar kan ook in de wereld van webinars nuttig zijn. Zeker als het onderwerp vragen zal oproepen die het beste beantwoord kunnen worden met ondersteuning van bijvoorbeeld cijfers of aanvullend beeldmateriaal. Op basis van de opgestelde FAQ kunnen de deelonderwerpen van het webinar eventueel worden aangevuld.

Stap 6: zorg voor een goed script en voldoende beeldmateriaal

Het laten zien van ondersteunend beeldmateriaal helpt deelnemers om de materie beter te begrijpen: zorg dus voor voldoende beeldmateriaal om het verhaal te ondersteunen. Geen behoefte aan ondersteunend beeldmateriaal? Zorg dan in ieder geval voor een representatieve achtergrond die bij de organisatie past: een eenvoudige (bedrukte) banner is bijvoorbeeld prima geschikt als beeldvullende achtergrond.

Het schrijven van een script voor een webinar klinkt misschien als een interaction killer, maar is zeker aan te raden. Het script geeft inzicht in hoe lang het webinar zal duren, hoe dit zich verhoudt tot de gereserveerde tijd en biedt de spreker(s) houvast.

Schrijf een ‘oprolbaar’ script voor het webinar. Persberichten worden altijd volgens dit principe geschreven vanwege het risico dat de redactie besluit niet het hele persbericht te plaatsen: de essentie van een goed geschreven persbericht gaat niet verloren indien de laatste alinea wordt geschrapt. Gebruik deze techniek voor het schrijven van het script voor het webinar: zo ontstaat ruimte voor interactie zonder dat dit ten koste gaat van de essentie van het verhaal.

Stap 7: kies en test de benodigde tools en hulpmiddelen

Het organiseren van een webinar vraagt natuurlijk om de nodige software en hulpmiddelen, zoals een goede camera, een microfoon en eventueel belichting. Test de gekozen software zorgvuldig voor het eerste live webinar: dit geeft de sprekers meer zekerheid en biedt de kans om eventueel zaken aan te passen en aan te schaffen. Het inplannen van een test is een investering, maar deze betaalt zich zeker terug in het eindresultaat.

Stap 8: promoot het webinar

Nu alles is voorbereid kan de promotie van het webinar starten. Gebruik de bestaande middelen en kanalen slim om het webinar onder de aandacht te brengen: denk bijvoorbeeld aan de eigen website, social media, nieuwsbrieven en relatiemagazines. Kijk nog eens kritisch naar het onderwerp en de gekozen doelgroep: gastpublicaties over een relevant webinar bieden kansen voor PR en het bereiken van nieuwe doelgroepen.

Stap 9: evaluatie en follow-up

Het is goed om ruimte te reserveren voor een evaluatie: intern kan de geformuleerde doelstelling gebruikt worden voor de evaluatie. Let in de evaluatie ook op zaken als de gebruikte tools en hulpmiddelen: zijn deze goed bevallen of zijn hier concrete verbeterpunten? Check de actuele wet- en regelgeving op het gebied van e-mailmarketing voor het benaderen van deelnemers met een evaluatieformulier: dit proces moet voor het openen van de inschrijvingen voor het webinar afgerond zijn. Tools voor evaluatie zijn steeds vaker de standaard in software voor het organiseren van een webinar.

Aan de slag met webinars?

Zit om aan de slag te gaan met webinars voor jouw b2b uitdaging? Niet vergeten om hier even de Webinar Checklist te downloaden voordat je een webinar organiseert!

Afbeeldingen: www.shutterstock.com

b2bmarketeers schrijft dagelijks over onderwerpen rondom b2b marketing, sales en ondernemen. Het doel van b2bmarketeers is: de b2b marketing professional helpen.

Schrijf je in voor de b2b updates en ontvang gratis cheat sheet: Nummer 1 met Content Marketing 🏆.

Verzenden

Loading...

Verzenden

Loading...

Dank voor je aanmelding!

Je hebt je aangemeld en ontvangt de bestanden!

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.