Wat doe je als een projectgroep heilig in een nieuw concept gelooft maar de informele beslissers (bv collega’s die het moeten verkopen of ermee werken) er niks in zien? Creëer dan de situatie dat deze twijfelaars zichzelf overtuigen. Bij een groep verhuizers biedt een eenvoudige visual map binnen 2 uur uitkomst.

Casus: verhuizen tot je er bij neer valt

Het verhuisbedrijf opereert landelijk met een flink aantal franchise nemers. De concurrentie is heftig, de crisis ternauwernood overleefd en dan komen er allerlei alternatieve aanbieders op de markt met het aanbiedingen als: ‘wij verhuizen uw spullen in onze gehuurde bus voor 8 tientjes’. Deze initiatieven eten de verhuismarkt markt op van onder af. Daar sta je als ondernemer met een duur wagenpark, kantoren en steeds verder uitgedijde – ict aansluiting, verhuisdirigent, handyman, etc – dienstverlening. Allemaal met lage marges en feitelijk niet meer dan een verbreding van de dienst ‘verhuizen’. Oh, en de concurrentie biedt ze ook aan.

De verhuisbranche is voor overleving dus duidelijk toe aan compleet nieuwe diensten of moet nieuwe, nog niet ontgonnen, markten vinden. In dit specifieke geval is door een projectteam een nieuw concept bedacht en er draait ook een kleine pilot met één klant. Het lijkt echt innovatief te zijn. En als het werkt, betekent het toegang tot compleet nieuwe markten. En ook meer omzet. Alleen, de informele beslissers zijn nog niet aan boord wat ze ook verteld en gepresenteerd wordt. Ze zien het domweg niet zitten. En daarmee ontbreekt voldoende draagvlak voor doorontwikkeling. Zijn de neuzen nog dezelfde kant op te krijgen? Gaan we door of stoppen we ermee? In deze fase word ik bij het project betrokken. Al snel is mijn persoonlijke indruk dat het projectteam in hun enthousiasme te ver voor de twijfelaars uitloopt. Daardoor zijn ze hen ‘kwijt’ geraakt. Andersom hebben die zich te weinig in het concept verdiept. Zij vinden dat het niets toevoegt aan het traditionele verhuizen. Dus waarom zou je het doen? Om de impasse te doorbreken stel ik voor dat de groepen gezamenlijk een visualisatie van de oude en nieuwe diensten maken.

Visualisatie: een plaat vertelt echt meer dan 1000 woorden

Visualiseren is niet veel meer dan tools te gebruiken om beeldende uitwerkingen van je idee, vraag, zorg, etc te maken. Dat kunnen foto’s, schetsen, diagrammen, etc. zijn. Werken in groepen met deze technieken is buitengewoon effectief. Het helpt om een gezamenlijke taal en beeld te vormen, discussies te voeren en problemen op te lossen. (Zie ook: 5 reasons why you should use Visual Thinking). Er zijn vele boeken en websites te vinden hierover. Een hele eenvoudige vorm is een verzameling post it’s volgens een bepaalde ordening te plakken op een vel papier. Dat is wat ik in dit geval ben gaan doen. Ze zelf met post it’s laten werken. Voor deze combinatiegroep blijkt het maken van één op zich eenvoudige poster en die te bespreken genoeg om de neuzen de zelfde kant uit te krijgen.

Een mindmap is ook visual thinking

visualisatie mindmap
Start met een voorbeeld; een circus zonder dierenacts

De keuze van het juiste visualisatie instrument en vervolgens de instructie is bepalend voor het succes ervan( zie onder aan: 5 Korte tips om slim met visualisaties te werken). In dit geval laat ik ze een eigen versie van een zgn Strategy Map maken. Daarmee creëren ze feitelijk een opsomming en een slimme sortering van de diverse waardeproposities die ze aanbieden. Waardeproposities zijn die diensten waar de klant blij van wordt, die zorgen wegnemen, vreugde brengen, wensen vervullen, pijn wegnemen, etc. In volgende blogs kom hier nog uitgebreid op terug.

Ik laat groepen altijd eerst oefenen om ze de totstandkoming van de visualisatie goed in de vingers te krijgen, zodat ze zich puur op de inhoud kunnen focussen. Maar ook om hun vastgeroeste gedachten af te leiden met een voorbeeld dat ver van hun eigen bed ligt. Een klassiek oefenvoorbeeld dat ik ze laat maken is het Cirque du Soleil. In tegenstelling tot traditionele circussen zorgt dat voor een soort opera/theatershow-achtige entourage(waardepropositie) en thematische beleving(ook een waardepropositie) en is volledig gestopt met dierenacts (nog één). Bijna iedereen kent het Cirque of is er geweest, dus is het goed te gebruiken als oefenstof.
Als start zetten ze alle waardeproposities van een traditioneel circus en die van het Cirque op een horizontale rij en geven die een hoog/laag score aan de hand van het niveau dat daarmee geleverd wordt. Thematische producties met eigen muziek scoren hoog, terwijl die niet bestaan bij gewone circussen. Fijnzinnige maar geestige pantomime bij het Cirque in plaats van flauwe clown acts. De toegangsprijs van het traditionele circus is lager dan bij het Cirque die een chique tent en dure horeca biedt, enzovoort. Allemaal waarde proposities. Daarna verbinden we de scores per type circus met lijnen en worden de verschillen per circustype direct inzichtelijk door de grafische weergave die dit oplevert. Dit levert reacties op als ‘Oh, doen ze het zo?’, ‘Aha, nu snap ik waar hun succes vandaan komt’ en ‘daar valt niet tegen op te concurreren’. Het nut en de impact van de Strategy Map zijn na 45 min werken duidelijk. Nu volgt de echte uitdaging: werkt deze aanpak ook met hun eigen concept?

Strategy map voorbeeld van Cirque du Soleil. Bron: Blue Ocean Strategy

blue ocean

Ommekeer. Van afwijzing naar omarming

Ik besluit als facilitator vervolgens een functionele truc uit te halen. Iedereen verwacht dat de conceptualisten hun concept gaan uitwerken en toelichten. Maar dat kan nog steeds als gelijkhebberig en zendingsdrang over komen op de twijfelaars. Dus draai ik het om. Zij krijgen die opdracht om het nieuwe concept in een Strategy Map uit te werken. Het projectteam doet hetzelfde, maar dan voor de complete huidige dienstverlening rond verhuizen. Zij gaan met lichte tegenzin aan de slag.

De twijfelaars hebben dus geen andere keus dan zich nu echt in het concept te verdiepen en de verschillende waardeproposities van het concept op post-it’s uit te schrijven. Om die vervolgens met elkaar te bespreken en dan de hoogte/laagte te bepalen van de geleverde waarde voor de klant.

Na een ongeveer een uur presenteren zij deze proposities stap voor stap in de Strategy Map. Daarin is de huidige dienstverlening al weergegeven door het projectteam. Bij het trekken van de ‘grafieklijnen’ valt onmiddellijk de afwijking op tussen de huidige dienstverlening en die van het innovatieve concept. De vernieuwingen maken echt verschil, zo is duidelijk te zien. In de ogen van het projectteam begrijpen de anderen eindelijk de essentie van het nieuwe idee. Maar zijn ze het er ook mee eens? Zit er toekomst in?

Geen probleem blijkt al bij de presentatie. De vurigheid waarmee het idee opeens door de anderen wordt toegelicht spreekt voor zich. De afwijzing is ingeruild voor omarming. In een tijdsbestek van slechts één uur zijn de twijfelaars volledig ‘om gegaan’. Dit idee betekent een voorsprong op de concurrentie, beseffen ze. Ze hebben zelfs suggesties voor verbetering en uitbreiding van commerciële opties. Alle betrokkenen zijn het nu eens dat het kan werken. Ze wisselen info, marktmogelijkheden, rapportages, etc. uit. Ter plekke valt het besluit de pilot uit te breiden door tegelijk de digitale componenten ervan te testen. Dit is een belangrijk stap voor eventuele landelijke uitrol. Er wordt ook meer geld en capaciteit beschikbaar gesteld voor de doorontwikkeling. Hiermee wint het project flink in snelheid en haalbaarheid.

Niet mooi, wel functioneel. Van commodity naar onmisbaar. De zwarte lijn is het nieuwe concept. Groen is traditioneel.

visualisatie colour

Biedt een objectief proces, meer kans op zelfinzichten

Hoe kan een eenvoudige werkvorm met papier, stiften en post it’s voor zo’n ommekeer zorgen? Het stap voor stap proces van ordenen en onderlinge bespreken stelt het hebben van een te snel geformuleerde mening uit. Het proces dwingt ook om op objectieve manier naar de plussen en minnen van de bedachte proposities te luisteren en te kijken. Hierdoor zetten ze als het ware een onderzoekers bril op en dat geeft een hele andere, neutrale, kijk op het idee.
Net zo belangrijk is het feit dat mijn opdracht ze geen keus geeft dan zelf het idee dieper uit te zoeken. Ze stellen daardoor geheel op eigen inzicht de vernieuwende kracht ervan vast. Het wordt ze niet opgedrongen, niemand zegt: ‘dat moet je zo zien’. Een zelf verworven inzicht heeft veel meer impact.

Het instrument van de Strategy Map is eenvoudig uit te leggen en leuk om mee te werken vanwege het Cirque voorbeeld. Daarna kan het praktisch zelfstandig gemaakt worden door groepen (In alle eerlijkheid, ik heb ze een vereenvoudigde versie laten maken). Het faciliteert discussies geweldig en het laat heel duidelijk verschillen tussen opties/concurrenten zien.

Tenslotte en dat is echt een heel belangrijk inzicht, combineert deze map datgene wat jouw ‘dienst’ levert heel goed met de ‘opbrengst’ daarvan voor de klant. De klant staat dan opeens centraal in het project en wordt duidelijk beter geholpen dan hiervoor. Kortom een sterk visualisatie instrument.

5 Korte tips om slim met visualisaties te werken

  • Wanneer. Schat vooraf goed in of de situatie wel geholpen is met een visualisatie. Is het wel de geschikte oplossing?
  • Welke. Beoordeel een situatie en de groep goed voor je beslist welk visualisatie instrument je gebruikt. Willen en kunnen ze er mee werken? En, er moet voldoende input (informatie, kennis, etc) aanwezig zijn om de gekozen visualisatie te kunnen maken.
  • Hoe. Faciliteer het maken ervan. Loop met de groep stap voor stap alles door. Toon of liever nog, maak eerst een voorbeeld samen met ze. Ik doe dat altijd. Laat ze niet aan hun lot over. Help ze als het even niet loopt.
  • Wat. Focus niet te snel op eindresultaat. Laat de groep rustig samenwerken, discussiëren, beslissen, etc. Resultaten volgen dan vanzelf.
  • Geen tip maar een opmerking. De Strategy Map’ komt uit het bekende management boek ‘Blue ocean strategy. Ik heb gemerkt dat de term ‘Strategy Map’ tot verwarring leidt en persoonlijk vind ik het nogal pretentieus. Het gaat helemaal niet over strategie. Zoals gezegd creeërt het feitelijk een opsomming en sortering van waardeproposities van diensten en producten. Het kan m.i. dan ook beter waardepropositie-score-bord of iets dergelijks heten.

Heb jij ook een situatie of project waarvan je wilt weten of het met visual thinking valt op te lossen? Neem contact op mij en ik beantwoord je vraag met plezier.

Samen sta je sterk, en is ook veel leuker. Meestal werk ik met een team waarbij verschillende kwaliteiten – design, marketing, projectmanagement, facilitatie, etc – elkaar aanvullen om complexe projecten eenvoudig en soepel te laten verlopen. Zo heeft Jesse Skolnik de visualisaties voor deze blog gemaakt. Meer weten over ons netwerk en samenwerking: Eluced

Dit artikel verscheen ook op Linkedin: https://www.linkedin.com/pulse/het-doorbreken-van-een-impasse-met-eenvoudige-visualisatie-jille-sol