Neemt jouw bedrijf deel aan een beurs? Bereid je voor met deze tips!

door Redactie | Last Updated:   6 december 2022

Tags: ,

Je gaat niet zomaar naar beurzen: je bent op zoek naar impact! Als je voor de eerste keer een beurs bezoekt heb je wellicht geen idee welke voorbereidingen je allemaal moet treffen. Misschien is het niet jouw eerste keer, maar had het vorige beursbezoek niet zo veel effect als jij had gehoopt. Als jij je hierin herkent, lees dan verder. We in dit artikel een aantal tips om je goed voor te bereiden op een beurs of een zakelijk evenement.

Start op tijd met voorbereidingen

Wanneer je op een zakelijke beurs gaat staan, wil je natuurlijk dat het ertoe doet. Je gaat er niet voor niks staan. Juist daarom is het belangrijk dat je goede voorbereidingen treft. Je wil namelijk niet alleen dat het zin heeft, maar ook dat de dag soepel verloopt.

Draaiboek

Daarom raden we je aan om van tevoren een draaiboek te maken. In dit draaiboek staat alles wat je team moet weten voor een soepele beursdag. Bereid het samen voor en zorg dat je dit handige boek de hele dag bij de hand hebt.

Zo weet iedereen direct bij wie welke verantwoordelijkheid ligt en hoe lang bepaalde onderdelen van het evenement duren. Ook kun je de contactgegevens van het beurspersoneel opnemen in dit draaiboek. Onderdelen van het draaiboek zijn:

Uitnodigingen & marketing

Naast het maken van een draaiboek, raden we je ook aan dat je jouw doelgroep op de hoogte stelt van jullie aanwezigheid. Laat ze ook vooral weten waar jullie die dag te vinden zijn! Zet dus een communicatieplan op voor jouw beursdeelname. Een beurs of zakelijk event is een content-katalysator! Laat geen kansen liggen op dit vlak! Een aantal opties voor pre-event communicatie:

Dit is een voorbeeldje van een pre-event communicatieplan. Je kunt hier natuurlijk nog veel meer aan toevoegen zoals het delen van interessante content, gerelateerd aan het thema van het event.

Denk ook na over de communicatie ná het event zoals verslagen van eventuele key-notes, foto’s én video’s. Dit kun je uiteraard ook tijdens het event organiseren. Denk daar dus ook in de voorbereiding op jouw beurs goed over na.

beurs voorbereiding personeel

Bereid je personeel goed voor

Als je naar een beurs gaat met collega’s is een goede voorbereiding erg belangrijk. Je hebt misschien wel een draaiboek in elkaar gezet, maar dat is waarschijnlijk niet genoeg. Maak duidelijke regels. Wat wordt er verwacht van het personeel? Zorg dat je met elkaar bespreekt hoe de uitstraling van het team gaat zijn. Dit heeft niet alleen te maken met de mogelijke dresscode, maar ook met de manier waarop ze zich presenteren. Denk aan:

Denk van tevoren na over promotiemateriaal en acties

Zorg ook dat je iets leuks hebt om uit te delen. Bezoekers moeten wel een reden hebben om naar jouw stand te komen! Naast interessante content of bijvoorbeeld een product-lancering is het altijd goed om voor toffe give aways te zorgen.

Bedrukte relatiegeschenken

Bepaalde acties kunnen heel goed in de smaak vallen. Je kunt er ook altijd voor kiezen om bedrukte relatiegeschenken mee te nemen. Kijk eens tussen de relatiegeschenken van Maxilia om inspiratie op te doen. Het kan namelijk heel leuk (en waardevol!) zijn om mensen iets mee te geven. Wanneer eventbezoekers aan het eind van de beursdag thuiskomen, hebben ze nog een aandenken aan jouw organisatie. Je kunt natuurlijk een standaard visitekaartje of flyer meegeven. Toch zal dit niet zo opvallen.
Er zullen waarschijnlijk meerdere bedrijven zijn die dit meegeven. Je wil natuurlijk niet onder aan de stapel of in de prullenbak belanden. Kies er daarom voor om iets praktisch mee te geven. Denk dan bijvoorbeeld aan een pen of sleutelhanger met logo. Zo weet je zeker dat je opvalt.

Beurs voorbereiding stand design

Presenteer jouw bedrijf goed

Wanneer je op een beurs gaat staan is het belangrijk dat je er het meeste uithaalt. Hiervoor moet je er sowieso voor zorgen dat je jouw bedrijf goed presenteert. Hoe je dit doet? Zorg bijvoorbeeld voor een mooie en originele stand. Je wil immers dat mensen geïnteresseerd raken in hetgeen wat jij te bieden hebt. Denk goed na over wat je gaat communiceren met je stand.

Bij een stand design is een aantal zaken van belang:

Zorg ook dat je duidelijke naamplaatjes hebt. Dit is erg belangrijk. Mensen zien zo veel nieuwe gezichten op zo’n beurs dat het bijna niet te doen is om iedereen bij naam te onthouden. Voorzie ze eventueel van een QR-code of chip zodat de connectie eenvoudig gelegd is via de telefoon, met een nieuwe prospect!

Lees ook onze tips voor hybride events!

Foto business event door Riccardo

Foto stand design door Lex Photography

Foto team door fauxels

b2bmarketeers schrijft dagelijks over onderwerpen rondom b2b marketing, sales en ondernemen. Het doel van b2bmarketeers is: de b2b marketing professional helpen.
content marketing ebook
Schrijf je in voor de b2b updates en ontvang gratis cheat sheet: Nummer 1 met Content Marketing 🏆.

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.