door Marcel Nanning |
Last Updated: 1 maart 2022 Dit artikel is het resultaat van een samenwerking tussen Gripp en b2bmarketeers.nl
Inzichten op basis van interviews met 50 projectmanagers
Als projectmanager bij een marketing-, communicatie-, content-, of consultancybureau weet je als geen ander hoe divers een project kan zijn. Iedere klant heeft zijn of haar eigen wensen en daarmee is ‘uitdaging’ ondertussen je middle name. Gelukkig ben je gemotiveerd om van ieder project een succes te maken en verlies jij jezelf niet zomaar in een beetje werkdruk. Met motivatie kom je dus een heel eind maar het is ook belangrijk om te kijken naar je persoonlijke ontwikkeling. Beschik je bijvoorbeeld over de juiste competenties als projectmanager?
Wanneer we kijken naar projecten binnen diverse bureaus komen er een aantal verantwoordelijkheden in het takenpakket overeen. Natuurlijk kun je hiervoor vertrouwen op de diverse software tools voor projectmanagement. Maar ongeacht de vernuftigheid van een tool: competenties en vaardigheden zorgen voor de echte toegevoegde waarde. Om je te helpen je verantwoordelijkheden als projectmanager nog beter te vervullen, heeft Gripp 50 ervaren projectmanagers naar hun competenties gevraagd.
Op basis hiervan hebben we een lijst samengesteld met 5 essentiële competenties voor projectmanagers in de bureauwereld én vertellen we je hoe je deze kunt verbeteren. 👇
Wat is projectmanagement?
We doen even een stap terug: waar hebben we het over als we praten over projectmanagement? Projectmanagement betekent simpelweg: het beheren van een project. Zo een project kan bij een bureau gaan over bijvoorbeeld het ontwerpen en ontwikkelen van een nieuwe website of het opzetten van een reclamecampagne voor een van je klanten. Bij projectmanagement staan drie onderdelen centraal:
1. Planning
2. Gemaakte afspraken
3. Controle van het project
Deze onderdelen worden vaak uitgevoerd door de projectmanager.
Wat doet een projectmanager?
Een projectmanager heeft de leiding over lopende project binnen een bedrijf of afdeling. Hij of zij stuurt het project aan en kijkt hierbij nauw naar de planning, de gemaakte afspraken rondom deadlines en het budget en beheert ook of de uitgevoerde taken voldoen aan de kwaliteitsafspraken die vooraf zijn opgesteld. Een projectmanager vervult een diverse rol. Of het nu gaat om een project van een marketingbureau, architectenbureau of consultancy-bureau, dezelfde werkzaamheden komen voor bij ieder project. Ongeacht de vorm van projectmanagement (agile of projectmatig).
Hier een overzicht van de werkzaamheden van een projectmanager:
- Luisteren naar de klant en hem/haar adviseren over de inhoud van het project, de scope en de planning;
- Projectplanning opmaken;
- Begrotingsplan opstellen;
- Projectteam samenstellen;
- Vergaderen met het projectteam;
- Overleggen met alle stakeholders;
- Leidinggeven aan het projectteam;
- Monitoren en anticiperen op eventuele uitdagingen en issues;
- Rapporteren aan de klant;
- Rapporteren aan leidinggevende;
- Organiseren van werksessies;
- Bewaken van de planning, het budget en de algemene voortgang;
- Opleveren van het project.
Per branche verschillen de verantwoordelijkheden en taken van een projectmanager nogal. Desalniettemin kun je je vast voorstellen dat je voor dit serieuze takenpakket een behoorlijke competentielijst nodig hebt.
Hieronder daarom de 5 competenties die iedere goede projectmanager wil beheersen.
5 competenties die iedere goede projectmanager beheerst 🧙♂️
Er zijn veel competenties te benoemen die een projectmanager kan hebben. Deze vijf springer er echter bovenuit om te kunnen spreken van een goede projectmanager.
1. Heldere en transparante communicatie 📣
We beginnen maar gelijk met een van de belangrijkste soft-skills. Een goede manier van communiceren is altijd wenselijk maar deze omschrijving is nog steeds zeer vaag. Het is namelijk belangrijker voor alle betrokkenen dat de projectmanager helder communiceert en ook transparant is óf dit mogelijk maakt binnen het projectteam.
Heldere communicatie
Heldere communicatie betekent dat er bijvoorbeeld een duidelijke briefing is wat er verwacht wordt door de klant van het projectteam. Of dat er bij een issue openlijk gecommuniceerd wordt met het team over de verdere aanpak. Het is om helder te kunnen communiceren ook belangrijk om goed te luisteren. Je zou zeggen dat dit weer een andere competentie is maar ze zijn nauw aan elkaar verwant. Wie niet goed kan luisteren, kan niet helder communiceren.
Denk bijvoorbeeld aan de volgende situatie: Wanneer je tijdens een intake niet goed naar het probleem van de klant hebt geluisterd, kun je ook niet met een goede oplossing komen. De kans is dan groot dat bij het maken van het plan van aanpak problemen ontstaan omdat de diensten die je wilt aanbieden, niet aansluiten bij zijn of haar wens. Laat staan als je vervolgens een briefing maakt voor je projectteam. Kortom, helder communiceren begint met luisteren.
Transparante communicatie
Daarnaast is ook transparante communicatie een belangrijke competentie. Transparante communicatie binnen een projectteam betekent eigenlijk dat je alle informatie die je hebt m.b.t. het project beschikbaar maakt voor iedereen. Zo voorkom je dat je gedurende de looptijd van het project tijd kwijt bent aan het zoeken en delen van documenten met je projectteam. Ook is het handig wanneer iemand uit het projectteam onverhoopt afwezig is en de nodige documenten en naslagwerk voor zijn/haar vervanging makkelijk te vinden zijn.
2. IJzersterk plannen 🕒
Plannen is een van de core facetten van het werk van een projectmanager. Het is dan ook belangrijk om deze competentie te bezitten. Is het nog niet een van je sterke punten? Dan is het verstandig eraan te werken. Met plannen binnen een project wordt niet alleen bedoeld het bepalen van deadlines voor het team maar ook het incalculeren van eventuele obstakels.
Daarnaast is het natuurlijk goed om bij het opmaken van een planning in de beginfase ook de capaciteitsplanning mee te nemen. Hoeveel tijd heeft ieder beoogd teamlid voor het project? Past dit in de scope? En als er al tijd is? Hoeveel taken kun je dan inplannen bij dit teamlid? Als je dit helder hebt en je dus hebt bepaald wie er deelnemen aan de projectgroep kun je ook goed de risico’s incalculeren.
Capaciteit en teamvaardigheden
Bij de planning zou je dus ook kunnen zeggen dat het belangrijk is om je team goed te kennen. Hoe productief is iemand over het algemeen? Spelen er zaken mee waardoor bepaalde taken vertraging kunnen oplopen? Kortom: plannen is weten. Om bovenstaande aspecten beter in kaart te brengen bestaan er verschillende goede bedrijfssoftware pakketten die de capaciteit van een team kunnen weergeven, de productiviteit per werknemer en de mogelijkheid biedt om automatisch taken in te plannen in de agenda van werknemers. Kijk bijvoorbeeld eens naar bedrijfssoftware Gripp, wie ook een handige projectmanagement module aanbieden.
3. Hands-on 👩🔧
Iedere goede projectmanager weet: Praatjes vullen nu eenmaal geen gaatjes, zelfs niet in je agenda. Want zeggen en doen zijn nu eenmaal twee verschillende dingen. Iemand die niet hands-on is wat betreft het oppakken van taken, zowel inhoudelijk als organisatorisch, raakt op den duur in de knoop met deadlines en andere gemaakte afspraken. Daarom is het vooruitschuiven van taken geen optie voor de projectmanager. Je wilt dat je hele team op schema loopt en hun informatie op de juiste manier beheert, dan is er geen ruimte om zelf wel dergelijke taken vooruit te schuiven tot je er misschien wel tijd voor wilt maken.
Hands-on zijn is een competentie maar het is een lastige om te leren. Het beste is het dus om het gelijk maar te zijn. Een mail waarin door de klant gevraagd wordt om even te bellen? Pak de telefoon op. Eerst andere prioriteiten? Maak een afspraak aan in je agenda als stok achter de deur.
4. Stressbestendig 🧘♀️
De controlefreak die je partner tot ongekende frustraties drijft, is in de bureauwereld de held binnen het projectmanagement. Het is misschien geen competentie, misschien is iedere goede projectmanager ook een beetje een controlefreak. Die eigenschap komt maar wat goed uit wanneer de werkdruk tijdens een project oploopt. Aan de ogen van een controlefreak ontsnapt niks. Toch blijft het belangrijk om hierin niet door te draven.
Overzicht als middel tegen stress
Té veel controle willen kan leiden tot stress net als dat té weinig controle ook kan leiden tot stress. Als projectmanager moet je altijd in staat zijn de juiste beslissingen te nemen voor de klant en voor je werkgever. Deze beslissingen kunnen het beste gemaakt worden in een overzichtelijke situatie ongeacht de werkdruk. Want een goede projectmanager ervaart misschien niet meteen stress als de werkdruk wat oploopt, zodra de projectstatus niet meer overzichtelijk is, bezwijken zelfs de kalmste personen onder de werkdruk.
Tools voor inzicht
Bij het verbeteren van deze competentie kan een projectmanagement tool of bedrijfssoftware weer een goede steunpilaar vormen. Door bijvoorbeeld te werken met voor gedefinieerde fases voor een helder overzicht van de projectstatus en de lopende taken en een rapportage waarbij je meteen de geregistreerde uren en de budget spend kunt inzien. Zo heb je als projectmanager meer grip op de lopende zaken.
5. Goud zit in de details 🧐
Sommigen worden ermee geboren, anderen moet je het vertellen voor ze er aandacht voor hebben én weer anderen, leren het nooit. Een bruikbare soft-skill voor projectmanagers is een oog voor detail. Wie deze competentie bezit, snapt dat alles met elkaar in verbinding staat en dat bepaalde zaken, ook al zijn ze kort genoemd, extra aandacht nodig hebben. Wat je hieraan hebt als projectmanager? Je merkt kleine dingen op doe uit kunnen groeien tot iets groots. Denk aan een spanning binnen het team, een slordigheid tijdens de eindcontrole of een wens van de klant die terloops is benoemd. Aandacht voor deze zaken zorgt ervoor dat een project van goed, naar uitstekend gaat. Waak er wel voor dat details niet de overhand krijgen, de opdracht en de gemaakte afspraken zijn het belangrijkst, al die extra’s zijn mooi meegenomen.
Mocht je deze vaardigheid niet van nature hebben, helpt het om overzicht te creëren middels goede project management software. Zo is er meer tijd om te kijken naar details, zet het extra controleren van details desnoods met enige regelmaat op je takenlijst. Zo ontwikkel je deze competentie vanzelf als je ziet hoe het loont in tijd, geld en mentale rust. 😉
Projectmanagement en bedrijfsprocessen
Naast dat je als projectmanager over een ruim aantal competenties moet beschikken, kunnen inefficiënte bedrijfsprocessen je remmen in je werk. Vooral in de organisatorische processen kun je zonder een goede basis veel hinder ondervinden. Software tools zijn ook hierin weer een handig hulpmiddel maar dan moet het bedrijf ze wel op de juiste manier inzetten.
💡 Benieuwd hoe je als bedrijf het verschil kunt maken in je bedrijfsprocessen? Download dan het Playbook: 7 tips voor meer overzicht op je interne processen.
Dit artikel is het resultaat van een samenwerking tussen:
&
Foto door Alexander Suhorucov via Pexels
Aanbevolen artikelen rondom dit thema
Wat is een briefing? (met voorbeelden)
Een briefing of een brief is een opdrachtverstrekking aan een uitvoerende partij. In een briefing geeft de aannemer of opdrachtgever wat er aan eindresultaat en werkzaamheden verwacht worden.
De voordelen van fysieke planborden voor marketeers
De voordelen van fysieke en digitale planborden voor marketeers: Scrum, KANBAN, social media planning: alles wat je moet weten over planborden
Monday review: een ultra vriendelijk CRM-systeem
Benieuwd naar de mogelijkheden van Monday als CRM? Ik testte Monday als CRM-systeem. In deze review ontdek je wat ik ervan vind.
Medeoprichters Facebook lanceren Asana voor publiek
Asana taskmanager; tool voor projectmanagement.
Hoe deel je je dag praktisch in? Time management tips!
Je dag effectief indelen; waar begin je? In dit artikel delen we een aantal praktische tips van time management expert Björn Deusings.
Meer doen in kortere tijd? Lees onze time management tips!
Meer doen in kortere tijd? Met effectief werken bereik je meer en werk je prettiger. Lees onze time management tips!
We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.