Wat is een briefing? (met voorbeelden)

door Marcel Nanning | Last Updated:   1 december 2021

Een briefing of een brief is een opdrachtverstrekking aan een uitvoerende partij. In een briefing geeft de aannemer of opdrachtgever wat er aan eindresultaat en werkzaamheden verwacht worden.

Een briefing kan in allerlei vormen en maten bestaan zoals;

• Een mondelingen briefing zoals telefonisch of tijdens een afspraak
• Via een briefingsformulier zoals een wordbestand, pdf-bestand of een online briefingsformulier
• Via een videobestand

Wat staat er in een briefing?

Een briefing dienst als input voor de uitvoerende partij zoals een copywriter, creatief concept bureau, ontwerper, sitebouwer of appbouwer. Er is doorgaans behoefte aan kaders, randvoorwaarden en inhoudelijke input om een goed eindresultaat op te kunnen leveren. Een briefing bevat doorgaans de volgende zaken:

• Wat is de context van de opdracht uit de briefing
  Bijvoorbeeld; er komt een nieuwe website dus er zijn teksten nodig voor de productpagina’s. Of; er is een behoefte aan een nieuwe campagne met als doel; een nieuwe markt aanboren. Daar is een creatieve campagne voor nodig.
  
• Doelgroep en doelstelling
  Dit hoofdstuk geeft antwoord op: wat de doelgroep is en waar de opdracht voor is uitgezet? Wat is de doelstelling van de campagne en van het deelproject waar de briefing over gaat?
  
• Aan welke specificaties en kaders moet de opdracht voldoen?
  Denk aan afmetingen van afbeeldingen, het aantal woorden van een artikel of het aantal pagina’s van een website.
  
• Het verwachtte resultaat van de opdracht.
  Bijvoorbeeld: Het eindresultaat van de opdracht zorgt voor (of draagt bij aan) een; versterkt merk, meer websitebezoekers, een hogere ranking in de zoekmachines, een verhoging van het aantal leads

• Gewenste werkwijze
  Wanneer zijn er afstem-momenten? Worden er eerst concepten doorgestuurd voordat er eindmateriaal volgt? Hoe verloopt te communicatie; via projectmanagement software, e-mail, periodieke persoonlijke afspraken etc.

• Budget en planning
  Naast de inhoudelijke specificaties en kaders is er vrijwel altijd een hoofdstuk over het beschikbare budget en wanneer bepaalde zaken opgeleverd moeten worden.

Wat zijn de voordelen van een briefing?

• Door te werken met een briefing weten beide partijen goed waar ze aan toe zijn en verklein je de kans op teleurstellingen. Je legt vast wat je van elkaar verwacht.
  
• Door een opdracht uit te zetten via een briefing word je als opdrachtgever ook gedwongen om goed na te denken over wat je precies nodig hebt en verwacht van een ander. Dit geeft duidelijkheid aan je eigen project en helderheid in wat je wanneer kunt inzetten.
  
• Voor uitvoerders is een briefing verhelderend om goed in te kunnen schatten wat er nodig is om het werk uit te voeren, of het binnen de planning gedaan kan worden en wat de kosten zullen zijn.
  
• Ook kan een briefing handig zijn voor de uitvoerende partij om andere mensen aan te haken bij het project en daar direct duidelijkheid aan te geven.

Een briefing heeft ook nadelen!

• Een briefing opstellen kan relatief veel tijd kosten. Bij bepaalde klussen is het wellicht overbodig om een uitgebreide briefing op te stellen. Zeker als het een opdracht betreft voor een samenwerkingspartner die langer met je werkt en weet wat de verwachtingen zijn. Die heeft misschien aan een half woord genoeg. Daardoor kun je sneller schakelen.
  
• Een ander nadeel van een briefing is dat het beperkend kan werken. Door een opdracht teveel af te kaderen loop je in sommige projecten creatieve en spontane aanvullingen mis die het project wellicht wel ten goede komen. Je kunt hier rekening mee houden door goed in overleg te gaan alvorens je een briefing opstelt. Een andere oplossing is het inbouwen van ruimte voor ideeën en eigen interpretatie voor de uitvoerende partij.

Voorbeeld van een briefing

Een voorbeeld van een briefing voor een aantal blogteksten voor een bestaande website.

Omdat we bezig zijn met het opzetten van een content hub om daarmee onze vindbaarheid en thought leadership te verhogen ontvangen we graag 5 blogposts.

Doelgroep en doelstelling

Doelstelling is het verrassen en inspireren van onze doelgroep (zie Buyer Persona) die bezig is met het zoeken van software voor het plannen van projecten. We verwachten met deze blogs een stijging aan websitebezoekers te kunnen realiseren van 20%. De blogs passen in de eerste fases van de customer journey.

Randvoorwaarden en specs

De blogs dienen tussen de 800 en 1200 woorden lang te zijn. We hebben interviews, whitepapers en bronnen toegevoegd in de bijlage. Daarnaast is de copywriter vrij om onze consultants en sales professionals te bellen met vragen voor de blogs.

De blogs dienen vanuit een SEO-perspectief geschreven te worden, zoekwoorden zie bijlage.

De tone-of-voice is informeel en vlot. Aanspreekvorm is ‘jij’. Kijk naar de andere teksten op de website voor meer stijlvoorbeelden.

De artikelen dienen te voldoen aan het format in de bijlage.
In ieder artikel zitten minimaal:
– 5 H2 titels, 1 opsomming,
– 4 afbeeldingen/infographics/tabellen/statistieken,
– een inleiding en
– een slot.

Eindresultaat

Aan het einde van het project beschikken we over 5 kwalitatieve blogposts die bijdragen aan onze vindbaarheid en thought leadership. De posts zijn gebaseerd op de meegestuurde input en telefonische interviews met onze consultants/professionals. De content is uniek voor onze organisatie.

Werkwijze

Artikelen graag eerst als outline afstemmen met de projectmanager via e-mail. Er is een trello-bord opgezet voor de planning en verdere afstemming.

Planning en budget

We ontvangen graag 1 artikel per twee weken waarbij we streven naar een totale doorlooptijd van 3 maanden om alles af te ronden. Er is 500,- per blogpost gereserveerd.

Final Thought

Een briefing is dus vaak een korte (‘brief’) uiteenzetting van de opdracht om de afspraak te verhelderen tussen opdrachtgever en uitvoerder. Heb jij nog voorbeelden van een briefing om toe te voegen aan dit artikel? Dan horen we dat graag!

Foto door RF._.studio via Pexels

Oprichter en hoofdredacteur van b2bmarketeers.nl, het weblog over b2b marketing over Marketing Strategie, Content Marketing, Marketing Automation, CRM, Project Management en Account Based Marketing. Marcel heeft gewerkt bij CRM partners, b2b marketing bureau's en De Efteling als b2b marketeer. Hij is eigenaar van Nanning Marketing , een marketingbureau gericht op resultaatgerichte content marketing voor b2b. Marcel gelooft in wederzijdse groei door het delen van kennis, ervaringen en visie. LinkedIn

Schrijf je in voor de b2b updates en ontvang gratis cheat sheet: Nummer 1 met Content Marketing 🏆.

Verzenden

Loading...

Verzenden

Loading...

Dank voor je aanmelding!

Je hebt je aangemeld en ontvangt de bestanden!

We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.