Elke organisatie communiceert, zowel intern als extern. De uitdaging om overzicht te houden in wat er vanuit jouw bedrijf of instelling wordt opgeslagen en tegelijkertijd controle houden op de huisstijl, wordt door de toename van media en technologieën complexer en gevoeliger. Een enorme afbreuk aan herkenbaarheid en consistentie is het gevolg. Een succesvol marketing- en communicatieproces heeft als basis overzicht en controle. Een brand portal biedt een organisatie uitkomst, mits deze in haar wensen voorziet.

Wat is een brand portal?

Een brand portal, je hebt er vast eens van gehoord. Diverse partijen bieden ze aan. In de basis verschillen ze allemaal van elkaar. De één is voornamelijk gericht op Digital Asset Management, de ander streeft een all in one pakket na waarbij gebruikers content kunnen beheren, creëren en soms ook verspreiden.

Een veelzijdig brand portal biedt organisaties succes op gebied van brand management, content management en het beheer van al je assets. Het voorkomt tevens dat er met meerdere tools tegelijk wordt gewerkt; een brand portal verenigt de werkzaamheden. Het kan organisaties veel tijdswinst en kostenbesparingen opleveren.

Voor wie is een brand portal?

De meeste organisaties communiceren veel. Vaak meer dan ze zelf denken. Waarom? Communicatie gaat niet alleen over je social media posts, een ABRI langs de weg of een uitgebreide online brochure. Denk ook aan visitekaartjes, geautomatiseerde handleidingen middels een koppeling met een ERP-systeem en informatieve documenten zoals whitepapers die je online kunt delen of waarmee je kunt adverteren. Enfin, elke organisatie communiceert. Het verschil zit hem op welke manier een organisatie dit doet.

De vaak kleinere organisaties – pak ‘m beet tot zo’n 50 mensen – hebben in de regel een marketing of communicatieafdeling. Vaak met één of twee personen. Wanneer het aantal benodigde communicatiemiddelen stijgt, neemt de druk op hen fors toe. Dit zorgt ervoor dat anderen taken gaan overnemen, waardoor in elke uiting de huisstijl verwaterd. Hierbij aangenomen dat de huisstijl al consistent werd toegepast. Het resultaat van deze manier van werken: De efficiëntie neemt af. Media raken versplinterd door de organisatie en zijn niet of nauwelijks georganiseerd. Lange zoektochten zijn het resultaat. Meerdere mensen bemoeien zich met de communicatie en uitingen dragen totaal niet meer bij aan de merkidentiteit.

Grotere organisaties hebben vaak meerdere teams die verschillende communicatie-uitingen maken. Er is een team voor social media, een team die online en/of offline promotiematerialen maakt en zo verder. Het komt in de regel voor dat er ook mensen zijn die niet per se capabel zijn op communicatiegebied, maar wel bepaalde uitingen maken en verspreiden vanwege affiniteit met de inhoud. En dat is prima, maar hetzelfde verhaal geldt ook hier: zorg dat je je eigen merkidentiteit en daarmee persoonlijkheid niet de rug toekeert. Niet doen.

Het belang van merkidentiteit

Laat merkidentiteit nu juist van groot belang zijn. Kleine organisaties, grote organisaties, het maakt geen verschil. Je hebt een huisstijl die een bepaalt gevoel moet oproepen bij ontvangers, de consument. Je hebt niet een huisstijl, omdat het logo zo mooi is of omdat je baas de kleur blauw geweldig vindt. Nee, echt niet. Je merk is je gezicht. Het bepaalt je positie.

Je identiteit niet consistent tonen in alle communicatie die je hebt, kan ervoor zorgen dat het lange termijn vertrouwen en de overtuiging in je merk afneemt. Het maakt je uiteindelijk onherkenbaar. Door je merkpersoonlijkheid niet juist of consequent in alle communicatie te verwerken haal je de geloofwaardigheid bij klanten, potentiële leads en ontvangers weg. Niet iedereen kan én mag klakkeloos met je merk aan de haal gaan. Richtlijnen zijn enorm belangrijk en zonder houvast vertroebelen deze.

De weg naar een brand portal

Je hebt veel opties. Er zijn veel aanbieders van brand management software en tooling op het gebied van content management en Digital Asset Management (DAM). Richt je je op één van deze onderdelen, dan kun je een specialist opzoeken. Echter zijn alle onderdelen van belang en dragen bij aan je merkidentiteit. Een consistentie toepassing van je huisstijl (brand management) zonder structuur en overzicht in alle media en documenten (Digital Asset Management) just makes no sense. Wel investeren op het beheergedeelte, maar via allerlei andere tools geschreven en visuele content maken en verspreiden? Minder efficiënt kan bijna niet. Het woord ‘integratie’ bestaat niet voor niets.

Wat jij als organisatie zoekt in een brand portal ligt volledig aan de behoeftes die er zijn. Merkconsistentie nastreven is een veelgehoorde en van groot belang. Bij toename van het aantal benodigde uitingen sneller en efficiënter kunnen creëren en doorzetten eveneens. Vaak wil je grip houden op hetgeen er gemaakt en verspreid wordt, het liefst geautomatiseerd als dat kan. Tevens wil je misschien onderscheid maken in de gebruikersrechten van werknemers, voorkomen dat allerlei bestanden versplinterd raken in de organisatie en wil je onafhankelijk zijn van derden (denk aan DTP’ers en vormgevers, want je bent toch snel zo’n € 75,- per uur – als het niet meer is – kwijt aan deze creatievelingen).

Overwegingen in een notendop 

Een brand portal kan je veel bieden. Doordat het één (eigenlijk) niet zonder het andere kan wanneer je voor maximale impact wilt gaan, is de keuze voor een brand brand portal dat de gouden combinatie van creatie, distributie en beheer biedt het meest logisch. Elementen die extra waardevol voor jou als organisatie kunnen zijn:

  • Een koppeling tussen de creatie-, distributie- en beheertools, zodat je altijd werkt vanuit één portal
  • Content maken met templates waarbij de huisstijl altijd gewaarborgd is in elke uiting
  • Templates zelf kunnen inladen indien gewenst, zodat je niet afhankelijk bent van de aanbieder
  • Gebruik van gebruikersrollen, zodat je naar eigen inzicht controlemomenten op inhoud in kunt bouwen
  • Een portal in de cloud (SaaS-oplossing), zodat iedereen overal toegang toe heeft
  • Pricing model gebaseerd op het aantal gebruikers, zodat je zoveel uitingen kunt maken als nodig is
  • Een portal dat meer biedt dan nodig, zodat opschalen optioneel blijft en je jezelf niet dwingt tot een ongewenste switch naar een ander pakket

Wat levert een brand portal op?

Op korte termijn zijn de effecten gelijk voelbaar. De grootte van de organisatie staat daar los van. Het is natuurlijk afhankelijk van de geavanceerdheid van het portal en je wensen daarbij wat het op kan leveren. Neem een brand portal dat creatie, distributie en beheer van content combineert. Deze combinatie staat in het teken van het nastreven van een sterk merk én besparingen op tijd en kosten, want:

Je doorlooptijd per uiting loopt enorm terug. Je bent niet meer afhankelijk van externe partijen. Daarbij hoeft nooit meer gecontroleerd te worden of de huisstijl juist is toegepast, want die zekerheid heb je bij elke uiting die via een template gemaakt is. Elke collega kan met de benodigde rechten content maken en verspreiden en wordt er altijd gewerkt vanuit één portal. Bovendien bespaar je je organisatie veel onnodige zoektijd, omdat alle elementen die in bezit zijn (foto’s en video’s, documenten, huisstijlelementen, iconen et cetera) goed georganiseerd zijn in de Digital Asset Manager.

Wanneer een brand portal geen goed idee is

Ben je op dit moment niet voldoende overtuigd van het belang van merkidentiteit of heb je (nog) geen eenduidige huisstijl, dan is investeren in een brand portal niet je eerste prioriteit. In het laatste geval is er werk aan de winkel om een consistentie huisstijl te ontwikkelen, voordat deze kan terugkomen in je uitingen.

Is er sprake van een kleinschalig communicatieteam dat geen te hoge werkdruk ervaart, dan is een portal voor nu niet zozeer noodzakelijk. Houd er wel rekening mee dat merkinconsistentie en onnodige tijdsinvestering door inefficiënte werkwijzen er sneller insluipen dan je lief is, met alle negatieve effecten van dien. Op tijd aan de bel trekken is beter dan genezen.

Ik wil ook een brand portal

Ben je overtuigd dat een brand portal jou meerwaarde biedt, kijk dan goed welk platform het best bij de organisatie en haar gebruikers past. Denk goed na over de wensen en behoeften. Een all-in-one portal dat uitbreidingsmogelijkheden voor de toekomst biedt, is iets om in je achterhoofd te houden.

Zo voorkom je een switch naar een ander, uitgebreider portal; een investering die voorkomen kan worden. De belangrijkste boodschap: werken vanuit één brand portal dat creatie, distributie en beheer van content biedt zorgt voor een efficiënter communicatieproces, levert tijds- en kostenbesparingen op én maakt van je merk een sterk merk.

Afbeelding: www.shutterstock.com

Schrijf je in voor de wekelijkse nieuwsbrief 🤗🚀 2000+ marketing professionals gingen je voor!