door Marcel Nanning |
Last Updated: 16 juni 2020 Goede project management software vergroot de productiviteit van een afdeling. Binnen de marketing is het geen uitzondering dat er meerdere projecten tegelijk lopen. Inzicht in lopende projecten, grip op planning en bijsturing op budgetten is geen overbodige luxe. Dit zorgt weer voor effectieve communicatie, verbeterde prestaties en een hogere tevredenheid. De voordelen zijn duidelijk, maar welke tool voor projectmanagement kies je? En hoe ga je dan te werk? In dit artikel geven we tips voor het kiezen van het juiste systeem en belichten we voordelen en nadelen van een aantal projectmanagementtools voor marketing.
1. De markt van marketing project management software
De markt voor projectmanagementtools is fors. Met een toename in digitaal werken is ook het aantal projectmanagement systemen de afgelopen 10 jaar flink gestegen. In deze markt zijn er aantal tools die domineren. Volgens G2 mag Asana zich samen met Microsoft Projects en Smartsheet marktleider noemen. Dat Asana in dit rijtje staat is niet gek als je je bedenkt dat bedrijven zoals Patreon, Sony Music en Givenchy gebruikmaken van de tool.
Monday wist zich vanaf de release in 2012 populair te maken. Ook Trello heeft een goede marktpositie bemachtigd en staat in de top 10 van high performers. De tool wordt onder andere gebruikt door Kickstarter. Daarnaast heb je vast ook wel eens gehoord van Zoho, Jira, Wrike, Teamwork en Airtable, welke allemaal tot de top van de markt behoren.
Projectmanagementtools voor marketing
Agile project management is vanuit de softwareontwikkeling uitgevloeid over andere disciplines. Ook marketeers werken steeds vaker via de agile project methodiek met kanban borden. Als je specifiek op zoek bent naar een projectmanagementtool om marketingactiviteiten te stroomlijnen, heb je nog steeds veel keuze. Naast dat veel algemene projectmanagementtools zich lenen voor marketingafdelingen en marketingbureaus, richten een aantal tools zich ook specifiek op marketingafdelingen. Denk hierbij aan Asana, Slack en Trello.
2. De beste project management tools
Hoewel het aantal projectmangementsystemen groot is, springen er voor marketing een aantal duidelijk uit. Voor marketing is een aantal functies belangrijk waarvan de belangrijkste:
- een goed planbord
- goede ondersteuning voor het samenwerken in teams.
We sommen ze hieronder een aantal projectmanagemetn tools voor je op die sterk zijn in het ondersteunen van marketeers.
Asana
Asana heeft – afhankelijk van het pakket – veel functionaliteiten. Je kunt kiezen voor verschillende weergaven (o.a. Kanban bord, lijst en tijdlijn) en het taakmanagement is goed geregeld. Voor veel marketingafdelingen en marketingbureaus zal de Premium variant daarom voldoende zijn. Het Business pakket biedt net wat meer mogelijkheden en integraties. Wil je meer controle over o.a. veiligheid en branding, dan is het Enterprise pakket geschikt.
Prijs
Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: Premium, €10,99 per maand (o.b.v. jaarlijkse betaling)
Voordelen
- Asana heeft een gratis versie beschikbaar; ideaal voor kleinere teams
- Veel integraties beschikbaar, zoals Slack, Google Calendar en Dropbox
- Helpt in priorisering door de naam van het project en de deadline in taken te weergeven
Nadelen
- Asana biedt beperkte mogelijkheid voor het bijhouden van tijd
- Taken kunnen alleen worden toegewezen aan één persoon
Monday
Monday kenmerkt zich vooral door het simplistische uiterlijk en het mooie design. Hierdoor hoef je niet lang te zoeken naar bepaalde functionaliteiten en is de tool erg gebruiksvriendelijk. Ook kun je tijd besparen door te kiezen uit de vooraf opgemaakte templates. De projectmanagementtool is geschikt voor kleinere teams die werken aan projecten met weinig details. Er is een gratis proefversie beschikbaar.
Prijs
Instapprijs per maand voor minimaal 5 gebruikers: Basic €39,00 per maand (o.b.v. jaarlijkse betaling)
Voordelen
- Taken kunnen worden toegewezen aan meerdere personen
- Helder overzicht door simplistische interface in combinatie met kleurcodes
- Verschillende overzichten mogelijk
Nadelen
- Weinig rapportagefuncties
- De mobiele app werkt minder prettig en heeft minder opties
Trello
De projectmanagementtool Trello blinkt uit in eenvoud. Het heeft voldoende functionaliteiten om de effectiviteit van projecten te vergroten; niet meer, niet minder. De tool is daarom misschien wat minder geschikt is voor grote teams en een grote hoeveelheid projecten, maar dat maakt het een goede keuze voor kleine teams. Er is een gratis versie van Trello beschikbaar.
Prijs
Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: Business Class, $9,99 per maand (o.b.v. jaarlijkse betaling)
Voordelen
- Trello heeft templates beschikbaar, specifiek voor marketingprojecten
- De interface is overzichtelijk en responsive
- Tijdsregistratie mogelijk
Nadelen
- Trello heeft gelimiteerde opslagruimte
- Niet future-proof voor teams die willen groeien
Planner
Als het kleine broertje van de uitgebreide tool Microsoft Projects, is Microsoft Planner een ongecompliceerd systeem voor projectmanagement. De interface werkt intuïtief en daardoor ondersteunt het datgene waarvoor het bedoeld is: effectiever werken aan projecten. Net als Trello is Microsoft Planner vooral geschikt voor kleinere teams en een kleinere hoeveelheid projecten. Er is helaas geen gratis versie beschikbaar maar de app is wel onderdeel van Office 365 dat bij veel bedrijven al in gebruik is. Het sluit ook naadloos aan op andere Microsoft tooling zoals Microsoft Teams.
Prijs
Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: Microsoft 365 Business Basic €4,20 per maand (o.b.v. jaarlijkse betaling)
Voordelen
- Intuïtieve interface
- Doelen en deadlines zijn makkelijk in te stellen
- In één oogwenk inzicht in de projectvoortgang
- Onderdeel van de Office 365 licentie die bij veel bedrijven in gebruik is
Nadelen
- Er kan slechts één checklist per taak worden aangemaakt
- Geen diepgaande rapporten
Klik hier voor meer over Microsoft 365
Slack
Slack kennen we vooral als tool voor interne communicatie. Maar wist je dat deze tool ook een uitkomst voor projectmanagement kan zijn? Slack biedt diverse mogelijkheden voor taakmanagement. Uniek is de optie om projectgerelateerde gesprekken makkelijk terug te lezen, zowel met het team als projectmanagers onderling. Houd er wel rekening mee dat Slack van origine geen projectmanagementsysteem is en daardoor een aantal functionaliteiten voor projectmanagement missen. Test het zelf met de gratis versie.
Prijs
Instapprijs per maand voor minimaal 1 gebruiker: Slack Standard €6,25 per maand (o.b.v. jaarlijkse betaling)
Voordelen
- Projectgerelateerde gesprekken makkelijk teruglezen
- Communicatie tussen projectmanagers onderling mogelijk op één kanaal
- Veel integraties mogelijk
Nadelen
- Geen duidelijke overview van de projectvoortgang
- Van origine geen projectmanagementtool
3. Basis functionaliteiten van een projectmanagementsysteem
Voordat we ingaan waarop je moet letten bij het kiezen van een projectmanagementsysteem, willen we een algemene indruk van functionaliteiten geven. Onderstaande functionaliteiten worden in vrijwel iedere projectmanagementtool aangeboden en vormen de basis voor succesvolle projecten.
Taakbeheer
Wanneer je als team werkt aan een project, is het belangrijk dat ieder teamlid inzicht heeft in zijn/haar onafgeronde taken, prioriteiten en deadlines. Het toekennen van taken en deadlines aan verschillende gebruikers is een functionaliteit die niet mag ontbreken in een project management systeem. Dat geldt ook voor het wijzigen van de taakstatus.
Daarnaast wil je als marketing projectmanager inzicht in de voortgang van het project. Een visuele overview van taken met een naderende of verlopen deadline zorgt ervoor dat je tijdig kunt bijsturen. Denk aan taakoverzichten in buckets of een kanban-weergave.
Samenwerking
Marketingprojecten vragen vrijwel altijd om een strak beheer over verschillende taken en samenwerking met anderen. Als je een marketingcampagne uitzet met verschillende middelen loopt het aantal taken al snel op. Je schakelt dan met verschillende disciplines zoals de online marketeer, de designer, een concept ontwikkelaar, fotograaf en de copywriter.
Documenten beheren en delen
Werk je als team samen aan een marketingproject, dan is het prettig om bestanden te kunnen delen. Dat kan op meerdere manieren, waaronder door bestanden direct in de tool te uploaden of een link naar een ander systeem (bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive) te delen. Wat de beste optie voor jouw situatie is, is dus mede afhankelijk van de huidige opslagsystemen. Ook communicatie is een belangrijk item om over na te denken: verloopt dit via de tool, via een ander kanaal of beide? Dit kan ook verschillen per deel-project.
Communicatie rondom marketingprojecten
Is een whitepaper onderdeel van de campagne? Dan kan het proces van de communicatie rondom de ontwikkeling van je whitepaper prima plaatsvinden binnen een project management tool. Voor communicatie rondom de gehele campagne kies je wellicht liever voor een andere manier om te communiceren.
Rapportage
Om een project succesvol te kunnen managen, is inzicht in (mogelijke) problemen vereist. Denk hierbij aan een budget dat bijna bereikt is of een belangrijke mijlpaal die niet tijdig bereikt wordt. Rapportage is daarom een functionaliteit die door de meeste projectmanagementtools wordt aangeboden. Welke rapportagemogelijkheden er mogelijk zijn en hoe deze eruit zien, is afhankelijk van het systeem.
Integraties met andere systemen
Ook belangrijk bij de selectie van een marketing projectmanagement systeem is het huidige IT-landschap. In hoeverre past een eventueel nieuw systeem tussen de marketing- en salestools die er reeds in gebruik zijn? Denk aan het CRM-systeem waar vaak ook bepaalde campagne management en marketingplanning functies in zitten. In lang niet alle gevallen is dit voldoende en heeft een stand-alone oplossing de voorkeur.
Andere relevante integraties om te onderzoeken zijn; data-opslag tools zoals Onedrive of Dropbox, analyse en rapportage tools zoals Tableau of PowerBI.
Je kunt ook denken aan bepaalde plugins of apps die de project management tool verrijken. Zo beschikt Asana over een app die de tool uitbreidt met Gantt chart overzichten.
4. Hoe kies je de beste project management tool voor marketing?
Bovenstaande features zijn wat ons betreft de basis voor een goede projectmanagementtool. We zien dat de meeste systemen dit ook aanbieden. Naast de genoemde functionaliteiten is er nog veel meer mogelijk. Dat kan interessant zijn. Anderzijds kan het er ook voor zorgen dat gebruikers verzanden in alle functionaliteiten en dit de productiviteit in de weg zit.
Als je op zoek gaat naar een geschikte projectmanagementtool voor het stroomlijnen van marketingprojecten, is het beter om niet te vertrekken vanuit de mogelijkheden maar vanuit datgene wat jouw team nodig heeft.
a. Projectmanagement software selecteren vanuit een organisatie
Het kiezen van een projectmanagementtool als marketingafdeling kun je het beste aanvliegen vanuit een wensenlijst. Maak daarom eerst samen met key users een inventarisatie van datgene wat de afdeling nodig heeft. Neem hiervoor een of meerdere afgerond(e) project(en) als basis, bekijk wat hierin beter had gekund en bepaal hoe een projectmanagementtool dit had kunnen oplossen. Het is in dit geval zinvol om te inventariseren welke type marketingcampagnes en marketingprojecten er komende tijd uitgerold worden.
b. Een project management tool kiezen voor marketingbureau
De wensen voor een projectmanagementtool kunnen voor een marketingbureau net even anders liggen dan voor een interne marketingafdeling. Zo heb je te maken met klanten en is daarvoor misschien wel gewenst dat ze (deels) inzicht krijgen in projecten. Doorloop daarom samen met een team een recent project en bepaal wat nodig is in een projectmanagementtool. Haak je ook klanten aan in dit proces dan is het plaatje compleet.
c. Een projectmanagementsysteem aanschaffen
Wanneer je een projectmanagementsysteem gaat aanschaffen is het ook belangrijk om praktische zaken, zoals de veiligheid en gebruiksvriendelijkheid onder de loep te nemen. Je wilt niet dat gevoelige gegevens op straat komen te liggen of dat de tool niet prettig blijkt te werken. Voor veel tools zijn demo’s of zelfs proefversies beschikbaar; maak daar gebruik van om tot een goed keuze te komen.
5. Vergroot de effectiviteit en het succes van je team met project management software
Zowel voor marketingbureaus als marketingafdelingen is project management software onmisbaar. Het zorgt voor inzicht, overzicht en het zorgt ervoor dat er geen omzet wegsijpelt door bijvoorbeeld slordige urenregistratie of lage declarabiliteit.
Een b2b marketeer of campagne marketeer is doorgaans een goede marketing projectmanager. Bij het uitrollen van een marketing strategie komen een hoop activiteiten samen die gemanaged moeten worden. Daarmee heeft een marketeer vrijwel altijd meerdere projecten onder handen. Goede tools om processen te bewaken, goed samen te werken en te rapporteren zijn daarom onmisbaar.
Het is voor een marketeer dus belangrijk om grip te hebben op de projecten en inzicht te hebben in resultaten. Alleen door voortgang en resultaten inzichtelijk te maken, kun je gericht bijsturen. Een projectmanagementtool mag daarom niet ontbreken in de toolbox van jouw marketingteam of -bureau!
Op zoek naar een sjabloon voor een content marketing project? Download hier het gratis sjabloon. ?
Tip! Lees ook:
Succesvol projectmatig werken voor marketeers, tips en voorbeelden.
We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.