Ben jij marketeer? Dan werk je projectmatig 😊. Of je nu werkt als marketing manager, campaign manager, online marketeer, ondernemer, content marketeer, e-mail marketeer, database marketeer; projectmatig werken is je niet onbekend. Oke, maar hoe kun je zorgen dat een project succesvol wordt afgerond? Ofwel; een oplevering binnen de afgesproken tijd, binnen het budget en volgens de afgesproken voorwaarden en eisen. Dat is niet altijd makkelijk, zelfs de beste en ervaren projectmanagers kunnen tegen problemen aanlopen of te maken krijgen met onvoorziene omstandigheden. Het is de kunst om hiermee om te gaan.

Of het nu gaat om een klein project voor een interne communicatie campagne tot een grote internationale PR-campagne, van een project met 2 projectleden tot een project met interne en externe projectleden: een project tot een goed einde brengen is altijd een uitdaging. Hoe kun je je voorbereiden op onverwachte omstandigheden, veranderende planningen en zorgen voor een betrokken projectgroep? Deze onderstaande tips voor projectmatig werken kunnen daarbij helpen.

1. Een planning met ademruimte 😅

Een van de eerste tips voor projectmatig werken waar je gedurende het hele project profijt van hebt is het maken van een goede planning. Dit overzicht fungeert als de poolster die inzicht geeft in waar je aan toe bent en hoeveel tijd je hebt om de doelen te realiseren. Nu komt de truc:

calculeer per deelitem tijd in om eventuele risico’s af te dekken.

Door het inbouwen van realistische marges kun je tegenslagen opvangen. Op het moment dat een bepaalde factor uitloopt hoeft het nog niet meteen een grote impact te hebben op de rest van je planning. Bedenk ook alternatieve scenario’s in het geval van tegenslag. Wat moet je doen als een deadline niet wordt gehaald of als een (externe) partij afspraken niet nakomt?

Een voorbeeld van projectmatig werken (met ademruimte) 🧘‍♀️

b2b campagne opzet one note

Je bent campagne manager en rolt een leadgeneratie campagne uit met een aantal middelen:

  • Google ads en LinkedIn ads voor de promotie van een whitepaper
  • een landingpage met een formulier om een whitepaper te downloaden
  • Een set e-mails die vervolgens worden verzonden voor nurturing
  • Call-to-action voor gratis adviesgesprek
  • Bevestigingsmail

Voor deze campagne werk je samen met een copywriter, designer, website specialist en de e-mail marketing specialist voor de realisatie van de middelen. Tevens heb je input nodig van Account Management en maak je afspraken m.b.t. de database, de boodschap en de opvolging van de campagne.

Je kiest voor Monday om de campagne taken op te zetten en in te plannen. Je plant overleg in met de projectgroep om de productie van de middelen af te trappen. Ieder teamlid geeft aan wanneer bepaalde middelen geproduceerd zijn en wat er nodig is om aan de slag te kunnen. De website specialist heeft de content en afbeeldingen nodig in week 33. Je kiest er voor om de deadline voor copywriting en design op week 31 in te stellen. Op deze manier is er een week speling mocht een van de partijen niet op tijd aanleveren.

Door van tevoren na te denken over mogelijke alternatieve scenario’s en uitkomsten uit te werken, weet je wat je te doen staat als de situatie zich voordoet. Dat zorgt voor een prettig projectverloop. Door uit te gaan van een realistische planning, eventuele risico’s mee te nemen marges in te bouwen kan het project succesvol opgeleverd voor de deadline.

2. Mijlpijlen definiëren 🏆

Een vervolgstap op een goede planning is het afspreken van de resultaten die je wilt bereiken en de doelen die daaraan gekoppeld zijn. Het einddoel oogt vaak heel ver weg en ziet er uit als een enorme berg werk. Deel het project op in stukjes en hang daar ijkpunten aan.

Door zaken op te hakken in kleine stukjes en hier doelen aan te hangen, weet je waar je naar toe gaat werken en wat er nodig is om resultaat te bereiken. Op het moment dat je een website gaat maken kunnen het bepalen van de navigatiestructuur, de huisstijl, het schrijven van teksten en het testen van de website onderliggende doelen en mijlpijlen zijn. Daarna ga je per mijlpaal bedenken wat nodig is om deze te bereiken.

Het bepalen van mijlpalen heeft twee doelen: allereerst bieden behaalde doelen een viermoment, wat bijdraagt aan de sfeer van het team. Daarnaast dient een tussentijdse mijlpaal als een concreet punt om de voortgang van de planning te monitoren. Zit je nog op schema? Lopen er zaken vooruit of achter op planning? Tijdens het projectoverleg dienen mijlpalen ook als heldere piketpaaltjes op de agenda van de vergadering.

gantt chart project management software

3. Tools voor meer grip op de projectplanning💻

Zodra je de doelen, mijlpalen en planning heb bepaald, is de volgende uitdaging om te zorgen dat er een overzicht is en dat de taken worden uitgevoerd. Om grip te houden op de planning en eenvoudig de taken onder te verdelen en af te vinken is het gebruik van een projectmanagement tool heel geschikt.

Deze projectmanagement tools geven je inzicht in de planning, maar je kun ook takenlijsten maken en taken categoriseren. In sommige tools kun je aan elke taak een deadline hangen en deze koppelen aan de uiteindelijke planning. Bepaalde softwareprogramma’s bieden ook mogelijkheden om de communicatie te stroomlijnen rondom projecten en projecttaken.

Er zijn verschillende projectmanagement tools. Een aantal voorbeelden van veelgebruikte tools zijn Monday, Asana en Wrike. Met deze projectmanagement tools kun je takenlijsten maken, taken categorieën en sub-taken maken. Je kan elke taak een deadline geven zodat je ziet wat je als eerste moet oppakken. Ook biedt het ruimte voor documentenbeheer en onderlinge communicatie rondom de klus. Op die manier heb je alle documenten op 1 plek en kun altijd bij de documenten die je nodig hebt voor het project. Dit scheelt ook een hele hoop heen-en-weer gemail als je documenten nodig hebt of iets over taken wilt overleggen.

Bekijk hier meer voorbeelden van project management tools ter ondersteuning van projectmatig werken.

🔰

 

4. Goede communicatie is het fundament voor projectmatig werken 📞

Offline marketing relatiebeheer

Planning en takenlijsten is één ding voor een succesvol verloop van een project, een andere factor is communicatie. Zeker op het moment dat je in een groot projectteam werkt is communicatie essentieel voor een succesvol project.

Het is daarom aante raden een regulier overleg in te plannen met alle projectleden. Zo blijft iedereen goed op de hoogte van alle ontwikkelingen en weet ook iedereen waar het project staat. Een goede verslaglegging van afspraken en feedback uit de vergaderingen is belangrijk. Zo kun je altijd teruglezen wat er is afgesproken en zijn ook diegene die er niet bij waren op de hoogte van wat er gebeurd. Projectmanagement tools kunnen hier opties voor bieden. Je kunt ook kiezen voor andere vergader-tools zoals OneNote om notities te maken.

Het managen van verwachtingen draagt ook bij het succes van een project. Plan een regulier overleg in met de stakeholders buiten de projectgroep. Praat ze bij over de planning, eventuele bottlenecks, de sfeer in het team, de begroting en wat je eventueel nog nodig hebt om het project succesvol voort te zetten. Zo kun je ze tevreden houden en op het moment dat een planning uitloopt of het budget wordt overschreden zijn ze op tijd op de hoogte om eventueel keuzes te maken of te helpen.

5. Commitment van projectleden pijlen 👩‍🏫

Naast goede communicatie intern en extern is het van belang dat er een goede sfeer en cultuur is binnen het projectteam. Als je wilt dat je projectleden een stapje extra zetten, gemotiveerd zijn om aan de slag te gaan en het beste uit het project te halen is de sfeer in een team van groot belang. Een fijne sfeer zorgt voor positiviteit. Een prettige en veilige samenwerkingssfeer zorgt ook voor initiatief en creativiteit. Daar hoort ook eigenaarschap en verantwoordelijkheid bij voor ieder teamlid.

Als iemand eigenaar is van een taak, dan kan hij of zij zich verantwoordelijk voelen om dat gedeelte goed af te ronden. Ook draagt dit bij aan het gevoel van trots als een deelopdracht goed is opgeleverd. Deze twee factoren zorgen voor commitment aan het project.

Teamleden staan in hun kracht als opdrachten uitdagend zijn maar wel aansluiten op de specialiteiten en talenten van de persoon. Als jij weet van projectleden waar zijn of haar sterktes en zwaktes liggen kan je daarop anticiperen en ze een rol geven waar ze initiatief nemen en met nieuwe ideeën durven te komen.

6. Evaluatie voor betere projecten in de toekomst 🔮

Op het moment dat een project is afgerond, ben je er nog niet. Net zo belangrijk als het resultaat is de evaluatie. Plan daarom na afronding van een project op korte termijn een evaluatie in. Wat is goed gegaan tijdens het project en wat kon beter? Feedback is dan ook prettig om te krijgen, gebruik deze feedback niet alleen om de volgende keer een ander project beter te laten verlopen, maar ook om jezelf of jouw rol te verbeteren.

Tip: leg de feedback goed vast in een cloud document zoals OneNote. Voordat jij je volgende project opstart loop je door je notities heen en borg je zaken die je de vorige keer over het hoofd zag.

Succesvol projectmatig werken

Een succesvol project opleveren is dus niet alleen een kwestie van binnen de gestelde tijd, budget en scope een project opleveren. Het heeft ook te maken met managen van verwachtingen, zorgen voor een goede sfeer, het tonen van commitment en een goede evaluatie. Met deze tips voor projectmatig werken weet jij ieder geval het beste uit de het project en de projectleden te halen om de klus tot een goed einde te brengen.

Leestips over project management voor marketeers! 👌

👉 Project management software: wat is het? (tips & tools)

👉 De beste project management software voor jouw marketing

👉 Projectmanagement software vergelijken

Schrijf je in voor de wekelijkse nieuwsbrief 🤗🚀 2000+ marketing professionals gingen je voor!