door Redactie |
Last Updated: 12 april 2024 Tags: Ondernemen
Natuurlijk kun jij met jouw website en wellicht zelfs een chatbot ver komen. Toch blijft het een feit, zeker in de b2b: mensen doen zaken met mensen. De kracht van telefonisch contact is niet te onderschatten. Een virtueel zakelijk telefoonnummer dat doorgeschakeld kan worden naar meerdere mobiele nummers is voor jouw wellicht de volgende stap. Niet alleen om beter bereikbaar te zijn maar ook voor een professionelere uitstraling.
In dit artikel onderzoeken we de voordelen van het gebruik van een dergelijk telefoonnummer en hoe het uw bedrijf kan helpen groeien.
Het belang van bereikbaarheid is onderschat
Uit onderzoek van KCM (bron) blijkt dat 1 op de 12 bellers geen telefonisch contact krijgt met een organisatie. Daarvan komt 1 op de 8 weer terug bij een telefoniste zonder iemand gesproken te hebben. Deze en andere ervaringen zorgen voor een dramatisch gevoel van klanttevredenheid. Maar liefst 1 op de 4 klanten voelt zich niet geholpen. Dit onderzoek uit 2022 toont een droevig beeld waarbij klanten steeds meer worden verwezen naar websites en chatbots om antwoorden te vinden.
Direct contact helpt
Veel vaker dan organisaties zich kennelijk realiseren, zijn klanten op zoek naar een direct contactmoment met een medewerker om een vraag te stellen of probleem opgelost te krijgen.
Betrouwbaarheid in bereikbaarheid is essentieel voor het opbouwen van vertrouwen en loyaliteit bij klanten. Meerdere onderzoeken tonen aan dat rond de 70% van de consumenten verwacht dat bedrijven binnen 30 minuten reageren op verzoeken om contact, terwijl 48% van hen aangeeft dat ze zich gefrustreerd voelen als ze geen directe reactie krijgen.
Wat is een virtueel zakelijk telefoonnummer?
Waar we voorheen een fysieke telefoonlijn gebruikte om onze bedrijfstelefonie te organiseren, zien we dat tegenwoordig via onze mobiele telefoon plaatsvinden. Met een virtueel telefoonnummer maak je dus wel gebruik van een ‘traditioneel’ telefoonnummer maar heb je geen telefonie via een telefoonlijn zoals we dat vroeger veel vaker zagen. Je kunt bijvoorbeeld een 085 nummer aanvragen. Dat geeft je de mogelijkheid om een zakelijk nummer te gebruiken waar een mobiel nummer aan ten grondslag ligt. Je belt dus met jouw mobiel maar profiteert van de zakelijke uitstraling en functies van het telefoonnummer.
De voordelen van een virtueel zakelijk telefoonnummer
We nemen een aantal voordelen van een virtueel zakelijk nummer met je door:
1. Professionele Uitstraling
Een virtueel zakelijk telefoonnummer straalt professionaliteit uit naar klanten en zakenpartners. In plaats van dat klanten verschillende mobiele nummers moeten bellen om jouw bedrijf te bereiken, kunnen ze eenvoudigweg één centraal telefoonnummer bellen dat professioneel oogt en vertrouwen wekt.
2. Verbeterde Bereikbaarheid
Door uw telefoonnummer door te schakelen naar meerdere mobiele nummers, ben je beter bereikbaar voor klanten. Zelfs als een medewerker niet beschikbaar is, kan het telefoontje automatisch doorgestuurd worden naar een andere collega die wel beschikbaar is om de oproep te beantwoorden. Dit vermindert gemiste oproepen en verbetert de algehele klantenservice.
3. Integratie met WhatsApp
Een van de moderne communicatiemiddelen die steeds belangrijker wordt in zakelijke omgevingen is WhatsApp. Door uw virtuele zakelijke telefoonnummer te koppelen aan WhatsApp, kunt je klanten een nog breder scala aan communicatiemogelijkheden bieden. Klanten kunnen eenvoudig contact met je opnemen via zowel telefoon als WhatsApp, waardoor de drempel om contact op te nemen met jouw bedrijf wordt verlaagd.
Voordelen van een Virtueel Zakelijk Telefoonnummer samengevat:
| Voordelen | Uitleg |
| Professioneel | Een virtueel zakelijk telefoonnummer straalt professionaliteit uit en wekt vertrouwen bij klanten. |
| Verbeterde Bereikbaarheid | Doorgeschakelde oproepen zorgen ervoor dat klanten altijd een antwoord krijgen, zelfs als een medewerker niet beschikbaar is. |
| WhatsApp Integratie | Koppel je telefoonnummer aan WhatsApp voor een naadloze communicatie-ervaring voor klanten. |
Jouw stappenplan naar een virtueel zakelijk nummer
Hieronder volgt een eenvoudig stappenplan om je te helpen bij het integreren van een virtueel zakelijk nummer:
✅Stap 1: Kies een Betrouwbare Provider
Begin met het selecteren van een betrouwbare provider van virtuele zakelijke telefoonnummers. Zorg ervoor dat de provider een goede reputatie heeft en beschikt over functies die aan uw zakelijke behoeften voldoen, zoals het kunnen doorschakelen naar meerdere nummers en integratie met communicatieplatforms zoals WhatsApp.
✅Stap 2: Selecteer Uw Telefoonnummer
Kies een geschikt zakelijk telefoonnummer dat past bij je merk en gemakkelijk te onthouden is voor klanten. Een professioneel ogend nummer draagt bij aan de geloofwaardigheid van het bedrijf en maakt de communicatie van het nummer eenvoudiger.
✅Stap 3: Stel een welkomstbericht in
Als een klant belt, hoort hij eerst een welkomstbericht alvorens er wordt doorverbonden naar een persoon. Dit is niet alleen professioneel: het kan ook ingezet worden om een belangrijke mededeling te communiceren zoals:
“Wegens een teamdag zijn vandaag een uurtje eerder gesloten dan u van ons gewend bent. Maandag vanaf 08:00 zijn we weer bereikbaar. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met uw accountmanager. U wordt nu doorverbonden met een medewerker”.
Uiteraard kan deze boodschap ook gebruikt worden om acties te promoten. Betrek de marketingafdeling dus ook bij de implementatie van het nummer zodat er goede werkafspraken komen om met dit nieuwe middel om te gaan.
✅Stap 4: Configureer doorverwijzingsopties
Configureer de doorverwijzingsopties van het virtuele nummer om inkomende gesprekken door te schakelen naar de juiste mobiele nummers binnen de organisatie. Zorg ervoor dat alle relevante teamleden op de hoogte zijn van deze doorverwijzingen om een soepele en efficiënte klantenservice te garanderen. Sommige providers bieden daar handige dashboards voor.
✅Stap 5: Integreer met WhatsApp
Indien gewenst, integreer het virtuele zakelijke nummer met WhatsApp om klanten nog meer communicatiemogelijkheden te bieden. Dit stelt klanten in staat om contact met je op te nemen via hun favoriete messaging-platform, waardoor de drempel voor communicatie verder wordt verlaagd.
✅Stap 6: Integratie met andere systemen
Kijk ook naar de mogelijkheden van jouw CRM-systeem. Er zijn CRM-systemen die direct de bijbehorende relatiekaart tonen van inkomende telefoontjes. Of die het mogelijk maken om vanuit CRM op het telefoonnummer te klikken en op die manier direct jouw contactpersoon te bellen.
Conclusie
Door te investeren in een virtueel zakelijk nummer dat doorgeschakeld kan worden naar meerdere mobiele nummers, kun je een hoog niveau van bereikbaarheid bieden aan klanten. Dit versterkt niet alleen jouw professionele uitstraling, maar verhoogt ook de tevredenheid en loyaliteit van klanten.
Aanbevolen artikelen rondom dit thema
Waarom cloud security essentieel is voor jouw bedrijf (met tips!)
Waarom cloud security essentieel is voor jouw bedrijf (met tips!). De cloud heeft veel voordelen maar vraagt ook om oplettendheid. Onze tips!
5 manieren om je evenementenlocatie naar een hoger niveau te tillen
5 manieren om je evenementenlocatie naar een hoger niveau te tillen. Gebruik onze tips om op te vallen en klanten te binden.
5 tips om de bedrijfsveiligheid te verhogen
5 tips om de bedrijfsveiligheid te verhogen. Start direct met het bieden van een veilige werkomgeving voor jouw mensen met deze tips!
Personeelsbinding: Talent binnenhalen en -houden
Personeelsbinding: worstel jij met het binnenhalen en behouden van personeel? Lees dan onze tips en ga direct aan de slag!
3 uitdagingen als je een b2b-bedrijf start
3 uitdagingen als je een b2b-bedrijf start: klanten werven, bedrijfsnaam en tijdsinvestering
Starten als freelance marketeer: tips & stappenplan
Starten als freelance marketeer: tips & stappenplan: marketing, sales, pensioen, boekhouding, verzekeringen en meer! Lees de tips!
We respecteren uw privacy, u kunt zich op ieder moment afmelden voor deze nieuwsbrief.