Een goede offerte is essentieel voor het binnenhalen van een opdracht. Een offerte is het sluitstuk van een salesfunnel en zorgt voor de laatste verleiding van de prospect. Alle e-mails, social media posts, blogposts, salescalls en andere marketing- en sales inspanning hebben geleid tot dit moment; je mag een offerte uitbrengen. Niet verkeerd dus om veel aandacht te besteden aan dit proces en je offertes zo goed mogelijk in te richten zodat je je scoringskans kunt verhogen. Met deze offerte tips verhoog jij je scoringskans direct!

Het beste moment om een offerte aan te bieden; als je een grote kans hebt op de order ⌛

Misschien wel de belangrijkste offerte tip:

Bij veel organisaties worden te snel offertes verstrekt. Een offerte maken kost, ook al doe je het slim en efficiënt. Wacht dus met het uitbrengen van een offerte tot je een goed beeld hebt van het project en de kans van slagen van de verkoopinspanningen.

Het is voor veel prospect eenvoudig om een offerte aan te vragen maar dit is niet altijd perse de informatie die ze nodig hebben. Misschien is de prospect op dat moment in de customer journey ook geholpen met een e-mail of telefoontje waarin een aantal bandbreedtes worden geven. Offertes worden vaak opgevraagd als men slechts op zoek is naar een gevoel bij het type product of de dienst en wat het ongeveer zal kosten.

Het kan je dus een hoop tijd besparen door een offerte pas uit te brengen als je wat concretere aanwijzingen hebt dat er interesse is in je product/dienst, er al een beeld is bij de prijzen die erbij komen kijken en er ook al een bepaalde overtuiging is dat het product/de dienst nodig is.

Vragen beantwoorden die de prospect in het hoofd heeft 🤔

Offertes worden nog vaak als een zakelijk soms levenloos document opgesteld. Dit komt de leesbaarheid niet ten goede en kan een onaangename onderbreking zijn van een prettig voortraject. Door een offerte op te zetten als verlengstuk van het voorgaande salestraject kun je de scoringskans verhogen. Een manier om dit te doen is het opstellen van scherpe, klantvriendelijke teksten.

Een goede tip voor offerte titels?
Een vorm die hiervoor goed werkt is het beantwoorden van vragen. Door titels te gebruiken in je offertes die een vraag stellen of gebaseerd zijn op een vraagstelling, maak je het document prettig om te lezen. Een voorbeeld van titels uit een offerte van een consultancy club:

Hoe ziet uw adviestraject eruit? ipv Adviestraject

Wat is de benodigde investering? Ipv Kostenoverzicht

Actief taalgebruik 🤷‍♂️

In het verlengde van het vorige hoofdstuk; gebruik actief taalgebruik. Probeer woorden als zullen en worden te voorkomen. Vaak worden er ‘vertragende’ zinnen gebruikt in zakelijke documenten die inhoudelijk kloppen maar de lezer afremmen. Dit komt de leesbaarheid niet ten goede. Je wilt natuurlijk wel dat jouw offerte met een prettig gevoel doorgenomen wordt! Dit kun je verwezenlijken actiever taalgebruik te verwerken in de documenten.

Het is de kunst om een balans te vinden tussen actief taalgebruik en teksten met meer beleving. Je wilt ook weer niet de ziel uit de offerte slopen. Een aantal voorbeelden van actiever taalgebruik voor een offerte voor een consultancy club:

We nemen uw huidige processen samen door ipv uw huidige processen zullen doorgenomen worden

Uw traject duurt 4 weken met een tussentijdse evaluatie na 2 weken ipv uw traject zal twee weken in beslag nemen en na 2 weken gaan we samen evalueren.

Gebruik offerte software voor gelikte offertes 🎛

Er zijn hele handige tools beschikbaar om offertes mee te genereren en aan te bieden aan klanten. Deze tools richten zich op het besparen van tijd en het stroomlijnen van het salesproces. Ze ondersteunen bijvoorbeeld het samenwerken in teams aan een offerte. Maar ook op het gebruik van templates en standaard teksten zodat er geen tijd verloren gaat aan het steeds weer opnieuw opbouwen van offertes. Anderzijds zorgen ze er voor dat je gelikte offertes kunt aanbieden die impact maken, in lijn met huisstijl met als doel: een hogere conversie.

Sommige CRM-systemen bieden bepaalde mogelijkheden tot het genereren van offertes. Afhankelijk van het CRM-systeem, de producten/diensten, de hoeveelheid offertes en de omvang van teams kan de keuze voor een losse offerte-tool interessant zijn en veel rendement opleveren

Voorbeelden van Offerte software van Nederlandse bodem:

👉 Offorte

Een uitgebreide tool die rijk is aan functionaliteit. Een offerte tool met focus op het maken van visueel aantrekkelijke offertes en de inzet van tekstblokken die altijd up-to-date zijn. Offorte is van Nederlandse bodem en een van de beste tools op dit vlak.

Probeer Offorte gratis


👉 Rompslomp

Bij Rompslomp is de offerte tool onderdeel van een boekhoudpakket en een groter aanbod aan business software functies.

Probeer Rompslomp gratis

Zorg voor een goede koppeling met CRM 📎

Een van de grootste frustraties van prospects en klanten bij offertes is; fouten! Fouten kun je op verschillende manieren voorkomen. Een daarvan is het gebruiken van een database die up-to-date is. Door de meest recente gegevens uit je CRM-database te gebruiken als basis voor je offerte weet je zeker dat je goed zit. Er vanuit gaande dat CRM up-to-date is natuurlijk! Als je de CRM database kunt koppelen aan je offertes zit je helemaal safe. Dat wil zeggen; adres- en persoonsgegevens worden automatisch ingeladen in een nieuw te genereren offerte.

En; uitgebrachte offertes worden ook weergegeven in het CRM-systeem bij de relatiekaart. Zo is iedere verkoper die in contact komt met de relatie op de hoogte van de meest recente offertes die naar deze klant verstuurd zijn. Het helpt ook als de andere interacties zoals e-mails en telefoongesprekken rondom het offerte-traject ook worden gelogd in het CRM-systeem.

Er zijn CRM-systemen die een offerte-generatie systeem hebben. Er zijn ook losse offerte-tools die een koppeling kennen met verschillende systemen zoals CRM software.

Een aantal voorbeelden van CRM-systemen:

Een gelikte opmaak en huisstijl 🎨

Het is een enorme domper als jij een fantastische marketingmachine optuigt met gelikte e-mails, advertenties en landingpages en de offerte daar vervolgens totaal niet op aansluit. Zorgt dus voor offertes met een uitstraling die past bij de rest van de middelen en de huisstijl. Door offertes aan te kleden met goede, relevante afbeeldingen voeg je er beleving aan toe. Ook kun je zaken toevoegen als interne links zodat lezers snel naar hoofdstukken kunnen springen in het document. Denk dus na over de leesbaarheid, uitstraling en connectie met de huisstijl voor een naadloze beleving van zand tot klant!

Ook leuk voor de beleving; voeg een foto toe van het team dat daadwerkelijk aan de slag gaat met het project voor de betreffende klant. Als dit team, of leden uit het team, al eerder in het salestraject aan bod zijn geweest wordt de herkenbaarheid nog eens versterkt. Het is voor de klant prettig om te weten wie er aan het project gaat werken en gewoon leuk om de gezichten daarbij te zien.

Recente teksten zonder fouten! 📝

Fouten sluipen ook vaak in offertes omdat eerder uitgebrachte offertes als basis worden gebruikt. Dit resulteert snel in fouten. Fouten die soms pijnlijk kunnen zijn. Zo kan het hierdoor voorkomen dat je bedrijfsnamen van de vorige offerte in de nieuwe offerte over het hoofd ziet. Hoe zal de prospect het vinden als hij ineens een andere bedrijfsnaam ziet in een tekstblok in zijn offerte? Ook kan het voorkomen dat er verouderde teksten mee gekopieerd worden. Teksten van producten of diensten die verander zijn of zelfs niet meer bestaan. Of, teksten van voorwaarden die niet meer up-to-date zijn.

Dit is op te lossen door document management toe te passen. Gebruik bijvoorbeeld offerte-tools om je offertes op te maken. Een aantal van deze tools helpen je bij het maken van foutloze en up-to-date offertes door standaard tekstblokken vanuit 1 plek te beheren. Deze blokken kun je vervolgens toevoegen aan je offerte.

De marketing afdeling of een sales verantwoordelijke kunnen deze teksten beheren. Ook kunnen deze tools je helpen bij het automatisch inladen van de juiste bedrijfsnaam op de juiste posities in de offerte.

Vat het probleem samen (en de oplossing!) ✔

Een offerte die oogt als standaard en weinig aansluit bij het voortraject heeft minder kans op succes. Ik ben soms echt aangenaam verrast om te lezen in de eerste alinea’s van een offerte hoe helder de opdracht is die voor ligt en op welke manier de leverancier daarbij kan helpen. Als je je als prospect begrepen voelt, leest de rest van de offerte een stuk makkelijker en wekt dat vertrouwen in de leverancier.

Door de gesprekken die aan de offerte vooraf zijn gegaan samen te vatten in de offerte  bereik je snel het vertrouwens effect. Een korte maar bondige samenvatting is al voldoende om die handshake te maken. Benoem enerzijds de problematiek/uitdaging of wens van de opdrachtgever en anderzijds de oplossing die jij als leverancier hebt.

Korte maar volledige offertes 💡

Een valkuil voor het maken van offertes is dat ze te uitgebreid worden. De prospect verwacht over het algemeen geen hele boekwerken als offerte. Als er veel onderliggende informatie benodigd is, verplaats deze documentatie dan naar bijlages. Met de offerte doe je een voorstel. Je moet er vanuit gaan dat het document ook bekeken wordt door beslissers die over het algemeen weinig tijd hebben (of willen nemen) voor offertes en in hoofdlijnen de voorwaarden en afspraken willen zien. En, in een korte tijd een goed gevoel willen krijgen bij een mogelijke leverancier. Zorg dus voor een korte, bondige maar wel volledige offerte. De meeste mensen bladeren toch altijd door naar de laatste pagina, waar de prijs staat ;-).

Er is geen richtlijn over het maximaal aantal pagina’s maar je kunt zelf wel aanvoelen of het niet een te lang document wordt. Volledig betekent ook; specifiek zijn. De afspraken moeten duidelijk zijn.

Een voorbeeld van offerte teksten voor een fictieve webbouwer:

Niet specifiek: Wij maken de hele website voor uw organisatie.

Wel specifiek: Wij maken de website voor uw organisatie met een CMS en content voor tien pagina’s, zoals omschreven in de bijlage.

In lijn met dit punt ook nog een belangrijke randvoorwaarde om in acht te nemen; maak geen mega groot bestand van je offerte zodat deze niet te mailen is!

Toets je offerte bij de buyer persona’s 👩‍⚖️

Je scoringsratio en de reactie van klanten zegt natuurlijk wel iets over de kwaliteit van je offerte. Je kunt er ook voor kiezen om offertes voor te leggen aan mensen uit de doelgroep voor feedback. Vraag naar specifieke punten zoals de lengte van de offerte, de opmaak, fotogebruik, de leesbaarheid en in hoeverre de offerte een bepaalde overtuigingskracht heeft. De informatie en offerte tips die terugkomen uit dit soort onderzoeken is zeer waardevol om offertes te kunnen verbeteren.

Voorbeelden van Offerte software die zijn besproken in dit artikel:

Lees ook: Tips voor scorende offerte teksten (tips en voorbeelden)

Afbeelding: www.shutterstock.com

Schrijf je in voor de wekelijkse nieuwsbrief 🤗🚀 2000+ marketing professionals gingen je voor!